「Teamsで会議録画を保存しておく期限はいつまでか？」
Microsoft Teamsを日常的に利用している企業や組織にとって、録画した会議のデータがどのくらいの期間保存されるのか、またその保存期間を延長できるのかといった疑問は、非常に重要です。しかし、この重要な情報を見落としていると、大切なデータをうっかり失ってしまうことも…
今回は、Teamsのデータ保持期間に関する重要なポイントと、データを安全に保つための方法について、初心者にもわかりやすく解説します。さらに、あなたの大切なデータをしっかりと管理するための実践的なヒントもご紹介しますので、今すぐ読み進めてください。
Teamsデータ保持期間の基本とは？
Teamsのイメージ
まず、Teamsで録画した会議のデータがどれくらいの期間保持されるかを把握しておきましょう。
Microsoft Teamsでは、録画した会議のデータは、SharePointというクラウドストレージサービスに保存されます。デフォルトでは、録画データの保存期間は60日間となっています。この期間を過ぎると、録画データは自動的に削除されてしまいます。
とはいえ、これはあくまでデフォルト設定。つまり、設定によっては保存期間を変更することが可能です。そのため、どんな設定をすればいいのか、さらに詳しく解説していきます。
保存期間の変更方法とは？
録画データの保存期間を変更する方法は、実は会議の主催者のみが設定できるため、参加者やその他のメンバーは変更できません。しかし、会議主催者であれば、以下の手順で保存期間を延長することが可能です。
Teamsで設定変更を行う方法
保存期間を延長するためには、まず、保存先の容量に空きがあるか確認することが重要です。もし空き容量が少ない場合、保存期間を延長できないことがあります。そのため、容量の確認を行った上で、以下の手順に従ってください。
- Teamsで対象の会議を選択します。
- 会議設定メニューから「保存期間の変更」を選択します。
- 希望する期間を設定し、「保存」をクリックします。
これで、指定した期間まで録画データが保存されることになります。特に、保存したい会議録画が重要な内容を含んでいる場合は、忘れずに保存期間を延長しておくと良いでしょう。
容量不足に備えた対策
もし保存先の容量が満杯になりそうな場合は、容量の管理も大切です。
特に、録画データが増え続けると、すぐに容量が不足してしまいます。以下の方法で容量を管理しましょう。
- 不要なファイルや過去の録画データを削除して、容量を確保します。
- 大事な会議録画はローカルに保存しておき、Teamsでの保存期間終了後に消去する手もあります。
- 定期的にストレージの使用状況を確認し、容量の上限を超えないよう管理します。
Teamsデータ保持期間に関するよくある疑問
「データ保持期間についてさらに知りたい！」という方に向けて、よくある質問をピックアップしました。これらの質問を解決することで、さらに安心してTeamsを活用できます。
Q1: Teamsの録画データはどのくらい保存されますか？
Teamsで録画した会議のデータは、デフォルトで60日間保存されます。しかし、この保存期間は会議の主催者が変更することができ、最長で365日まで延長可能です。
Q2: 60日以上経過したデータは復元できるのか？
残念ながら、60日以上経過した録画データは、復元不可能です。しかし、保存期間内であれば、SharePointのゴミ箱からデータを復元することができます。
Q3: 保存期間の延長はどこから設定するのか？
保存期間の延長は、Teams内で録画を行った会議の主催者が設定することができます。設定方法については、前述の手順に従ってください。
Q4: SharePointの容量を確認する方法は？
容量確認は、TeamsからSharePointを開くことで簡単に行えます。必要に応じて、容量を追加するか、不要なデータを整理しておくと良いでしょう。
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まとめTeamsデータ保持期間をしっかり管理しよう
今回は、Teamsのデータ保持期間について、基本的な情報から、保存期間の延長方法、よくある質問まで詳しく解説しました。
大事な会議の録画データを失わないためにも、保存期間の管理は非常に重要です。会議主催者は、定期的に保存期間を確認し、必要に応じて延長を行いましょう。また、容量が不足しないよう、ストレージの管理にも気を付けてください。
最後に、Teamsでのデータ管理をしっかりと行い、大切な会議録画を確実に保護するための知識を身につけて、快適なチームワークを実現しましょう！
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