Microsoft Teamsでのデータ管理、特に「データ保持期間」の設定について悩んでいるあなたへ。業務の効率化を目指す一方で、セキュリティやコンプライアンスを守るためには、正確なデータ保持ポリシーの理解が欠かせません。この記事では、Teamsでのデータ保持期間に関する重要な知識を徹底解説し、あなたのチームを守るための実践的な方法を紹介します。
データ保持ポリシーとは？Teamsのメッセージ管理の基本を理解しよう
Teamsのイメージ
Teamsのデータ保持ポリシーは、チャットメッセージやファイル、会議のトランスクリプトなどをどのように管理し、どれくらいの期間保存するかを決めるものです。これを正しく設定することで、コンプライアンスに準拠しながら、無駄なデータの保持を避け、効率的に運用できます。
Teamsのデータ保持の対象
Teamsでは、主に以下のようなデータが保持ポリシーの対象となります
- チャットメッセージ – 個人チャットやグループチャット
- チャネルメッセージ – チーム内でのディスカッション
- 会議メッセージ – 会議中にやり取りされたメッセージや録画
- ファイルとドキュメント – OneDriveやSharePointに保存されたもの
- 通話のメタデータ – 会議や通話の詳細情報
Teamsデータ保持の基本設定
Teamsのデータ保持には、主に「保持期間」と「保持する/削除する」の設定が関わります。管理者が設定するこれらのポリシーによって、保存するデータと削除されるデータが決まります。
Teamsの保持期間を適切に設定する方法
Microsoft Teamsのデータ保持期間を正しく設定することは、データセキュリティとコンプライアンスを守るための鍵です。以下のステップで、どのように設定を行うのかを見ていきましょう。
保持ポリシーを設定する手順
データ保持期間を設定するためには、Microsoft 365管理センターにアクセスし、ポリシーを作成して適用する必要があります。以下の手順で設定を行います。
- Microsoft 365管理センターにサインイン – 管理者権限でサインインします。
- セキュリティ＆コンプライアンスセンターにアクセス – 画面左側のメニューから「データ保持」を選びます。
- 新しい保持ポリシーを作成 – 「保持ポリシー」をクリックし、データの保持期間を設定します。
- 適用範囲の選択 – チャット、メール、ファイルなど、どのデータに適用するかを選びます。
- ポリシーの適用 – 設定が完了したら、ポリシーを実際の環境に適用します。
保持ポリシーに関する注意点
保持期間を設定する際にはいくつか注意すべきポイントがあります
- 一度削除されたデータは復元できない – 保持期間が終了したデータは完全に削除されます。
- ユーザーの変更が反映されるまで時間がかかることがある – 保持ポリシーの変更が反映されるまでには、最大で7日かかることがあります。
- 組織内で統一されたポリシーを設定する – すべてのユーザーに対して統一したデータ保持ルールを適用することが推奨されます。
Teamsデータ保持期間に関する疑問解決
Q1: Teamsで削除されたメッセージはどうなるのか？
Teamsのチャットやチャネルメッセージは、保持ポリシーによって削除されると、完全に削除される前にバックグラウンドで一時的に保存されます。このデータは電子情報開示ツールで検索できることがありますが、最終的には完全に削除されます。
Q2: 会議の記録やトランスクリプトの保持期間は？
Teams会議の記録やトランスクリプトは、OneDriveやSharePointに保存されるため、これらに対する保持ポリシーを設定する必要があります。会議のトランスクリプトは、会議の終了後に指定された期間が経過すると削除されます。
Q3: 外部ユーザーとのやり取りは保持されるのか？
外部ユーザーとのやり取りについても、Teamsの保持ポリシーが適用されます。ただし、外部ユーザーが別のMicrosoft 365組織のアカウントを使用している場合、そのユーザーのデータは別のテナントで管理されるため、完全に削除することはできません。
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まとめ
Microsoft Teamsでのデータ保持期間の設定は、セキュリティとコンプライアンスを維持するために欠かせません。正しい設定を行うことで、不要なデータを削除し、効率的なデータ管理を実現できます。特に、保持ポリシーの適用には慎重を期し、組織全体で統一されたルールを設定することが重要です。
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