え？まだ知らないの？Teamsの基本的な使い方で90%の人がつまずく5つのポイントを完全解説！

会社でTeamsを導入したけど、どこから手をつければいいかわからない…そんな悩みを抱えていませんか？実は、Teamsの基本的な使い方でつまずくのは、決してあなただけではありません。この記事では、2026年最新情報も含めて、初心者がスムーズにTeamsを使いこなすための完全ガイドをお届けします。

Teamsとは何か？なぜ今、多くの企業が導入しているのか

Microsoft Teamsは、マイクロソフトが提供するビジネス向けコミュニケーションツールです。単なるチャットツールではなく、チャット機能、ビデオ通話、ファイル共有、そしてMicrosoft 365の各種ツールとの連携機能を一つのプラットフォームに統合した、まさにオールインワンのコラボレーションツールなんです。

従来は部署ごとにメールを使っていた連絡も、別々のツールで行っていたビデオ会議も、Teamsなら全部まとめて管理できます。2025年7月にClassic Teamsのサポートが終了し、新しいTeamsへの移行が完了したことで、さらに高速で効率的なプラットフォームとして生まれ変わりました。

特に注目すべきは、2026年1月時点での最新アップデートです。新しいチャットとチャンネルの統合ビュー、AIを活用した会議ファシリテーター機能、そしてスレッド形式での会話表示など、ユーザビリティが大幅に向上しています。プライベートチャネルのメンバー制限も250人から5000人に拡大され、大規模なプロジェクトでも柔軟に対応できるようになりました。

Teamsを始める前に知っておくべき準備事項

Teamsを快適に使うためには、適切な準備が不可欠です。ここでは、導入前に確認すべき重要なポイントを解説します。

対応デバイスとOS要件を確認しよう

TeamsはPC、スマートフォン、タブレットで利用可能です。2026年1月現在、対応しているOSは以下の通りです。

Windows版では最新のモダンライフサイクルポリシーが適用され、自動更新により常に最新の機能とセキュリティを確保できます。ただし、古いバージョンのOSを使っている場合は、一部機能が制限される可能性があるため注意が必要です。

Microsoftアカウントの作成とサインアップ

Teamsを利用するにはMicrosoftアカウントが必須です。Microsoft Teamsの公式サイトから「無料でサインアップ」をクリックし、メールアドレスまたは電話番号を使って登録します。

登録時にはセキュリティコードによる認証が行われ、氏名や会社名などの基本情報を入力します。すでにMicrosoft 365を利用している企業の場合は、既存のアカウントでそのままサインインできます。

アプリ版とWeb版、どちらを選ぶべきか

Teamsにはデスクトップアプリ版とWeb版があります。Web版はブラウザから直接アクセスできて便利ですが、背景変更やテスト通話などの一部機能が制限されています。

本格的に業務で使う場合は、デスクトップアプリ版の利用を強くおすすめします。アプリ版は起動が速く、パフォーマンスも優れており、オフラインでの作業にも対応しています。さらに、新しいTeamsでは従来よりも50%高速な起動と、メモリ使用量の大幅な削減を実現しています。

ビデオ通話に必要な機器を揃えよう

ビデオ会議を利用する場合、マイクとカメラが必要です。最近のノートPCやスマートフォンには内蔵されていることが多いですが、音質や画質にこだわる場合は外付けデバイスの導入を検討しましょう。

特に複数人が同じ部屋から参加する場合は、スピーカーフォン（マイクスピーカー）の使用がおすすめです。ハウリングを防ぎ、全員の声をクリアに拾うことができます。

初心者が最初につまずく「チーム」と「チャネル」の違いを徹底解説

Teamsを使い始めた初心者の90%以上が混乱するのが、「チーム」と「チャネル」の違いです。この概念を理解することが、Teamsを使いこなす第一歩になります。

チームとは何か？どんな単位で作るべきか

チームは、共同作業を行うメンバーをまとめる最も大きな単位です。部署や課、プロジェクト、拠点など、中長期的に決まったメンバーでコミュニケーションを取る際に作成します。

例えば、「営業部」「人事部」「新商品開発プロジェクト」といった単位でチームを作成するのが一般的です。チーム内の会話やファイルは、そのチームのメンバーだけが閲覧できます。

チームを作成すると、自動的に「一般」という名前のチャネルが作成されます。この「一般」チャネルは削除できないため、チーム全体への重要なアナウンス専用として活用するのがベストプラクティスです。

チャネルとは何か？効果的な使い分け方

チャネルは、チームの中をさらに細かく整理するためのカテゴリです。業務内容や話題、プロジェクトのサブタスクなど、テーマごとに作成します。

人事部チームの例で考えてみましょう。チーム名を「人事部」とした場合、その中に「採用活動」「教育・研修」「労務管理」「社内イベント」といった複数のチャネルを作成できます。こうすることで、採用に関する情報は「採用活動」チャネルに集約され、教育研修の話題は「教育・研修」チャネルで完結します。

この階層構造により、情報の整理整頓が劇的に改善されます。自分に関係のないチャネルの通知はオフにできるため、必要な情報だけに集中できるのです。

標準チャネル、プライベートチャネル、共有チャネルの使い分け

チャネルには3つのタイプがあります。

標準チャネルは、チームメンバー全員がアクセスできるオープンなチャネルです。部署全体で共有すべき情報や、プロジェクトのメイン議論に使います。

プライベートチャネルは、特定のメンバーのみがアクセスできる限定的なチャネルです。機密性の高い情報や、特定のメンバー間でのみ必要なやり取りに最適です。2026年の最新アップデートで、プライベートチャネルのメンバー上限が5000人に拡大され、大規模プロジェクトでも柔軟に対応できるようになりました。

共有チャネルは、社外のユーザーや他部門のメンバーとコラボレーションする際に使用します。ただし、利用には組織間でのAzure Active Directory設定が必要です。

Teamsの基本機能を実践的にマスターしよう

ここからは、Teamsの主要機能について、実際の操作手順とともに詳しく解説します。

チームとチャネルの作成方法

チームを作成するには、画面左側のメニューから「チーム」をクリックし、「＋」ボタンをクリックします。次に「チームを作成」を選択し、チーム名と説明を入力します。

チームのプライバシー設定では、「パブリック」（組織内の誰でも参加可能）または「プライベート」（招待されたメンバーのみ参加可能）を選択できます。用途に応じて適切な設定を選びましょう。

チャネルを追加する場合は、チーム名の右にある「…」から「チャネルを追加」を選択します。チャネル名と説明を入力し、必要に応じてプライバシー設定を行います。

チャット機能の使い方とメンション活用術

Teamsのチャットには、チーム内でのチャットと1対1のダイレクトメッセージの2種類があります。

チーム内チャットでは、特定の人にメッセージを届けたい場合、@マークを使ってメンションします。例えば「@田中さん、この件について確認お願いします」と入力すると、田中さんに通知が届き、メッセージが目立つように表示されます。

チーム全体にメンションする場合は「@team」、チャネル全体にメンションする場合は「@channel」と入力します。ただし、全体メンションは重要な連絡に限定し、乱用しないよう注意しましょう。

2026年1月のアップデートでは、メッセージへの複数リアクション機能が追加されました。絵文字を複数選択してリアクションできるため、より豊かな感情表現が可能になっています。

ビデオ会議の開始方法と便利な機能

ビデオ会議は、「今すぐ会議」で即座に開始する方法と、「新しい会議」で事前にスケジュールする方法があります。

今すぐ会議を開始する場合は、画面左側の「カレンダー」から「今すぐ会議」をクリックし、会議名を入力して「共有リンクを取得する」をクリックします。生成されたURLを参加者に共有すれば、すぐに会議を始められます。

会議をスケジュールする場合は、「新しい会議」をクリックし、タイトル、出席者、日時などを設定します。保存すると、出席者全員に通知が届きます。

会議中には、バーチャル背景の変更、画面共有、録画機能など、多彩な機能が利用できます。2026年の最新機能として、AIを活用した会議ファシリテーターエージェントが登場しました。これは、議題の進行管理や未参加者への参加促進を自動的に行ってくれる画期的な機能です。

ファイル共有とOfficeアプリとの連携

Teamsの最大の強みは、Microsoft 365との緊密な連携です。チャネル内の「ファイル」タブにWord、Excel、PowerPointファイルをアップロードすると、Teams上で直接開いて編集できます。

複数のメンバーが同時に同じファイルを編集する共同編集機能も利用可能です。これにより、「誰かがファイルを開いているから編集できない」という問題が解消され、リアルタイムでのコラボレーションが実現します。

チャット内に直接ファイルをアップロードすることもできますし、OneDrive、SharePoint、Dropboxなどの外部ストレージサービスとも連携できます。

初心者が知っておくべきTeamsの便利機能7選

基本操作に慣れてきたら、さらに効率を上げる便利機能を活用しましょう。

マークダウン記法で文章を見やすく装飾する

テキスト入力中に、いちいちマウスで書式ボタンを操作するのは面倒ですよね。そんなときはマークダウン記法が便利です。例えば、テキストを「**」で囲むと太字、「_」で囲むと斜体になります。慣れればキーボードだけで素早く装飾できます。

Enter送信を防ぐ設定変更

日本語入力で漢字変換を確定するときに、うっかりEnterキーを2回押してしまい、未完成のメッセージを送信してしまった経験はありませんか？設定でEnter送信をオフにできるので、誤送信を防げます。

メッセージの保存機能を活用する

重要なメッセージは保存機能を使って後から簡単にアクセスできます。メッセージの右上にある「…」から「保存」を選択すると、保存されたメッセージ一覧から素早く確認できます。

ステータス機能で自分の状態を伝える

自分の状態を周りに知らせるステータス機能を活用しましょう。「連絡可能」「取り込み中」「応答不可」「退席中」などを設定できます。運用ルールを決めておくことで、チーム内のコミュニケーションがスムーズになります。

スレッド機能で会話を整理する

2026年の新機能として、チャネルの会話をスレッド形式で表示できるようになりました。特定のメッセージに返信すると、そのスレッド内で会話がまとまるため、話題が混在せず追いやすくなります。

重要なスレッドは「フォロー」機能を使って追跡でき、「フォローされたスレッド」ビューで更新を確認できます。Microsoft 365 Copilotライセンスを持っている場合は、AIによるスレッドの概要機能も利用可能です。

Wikiで情報をストックする

各チャネルにはWikiタブがあり、ここにマニュアルやFAQ、手順書などを記載できます。過去の会話が埋もれてしまいがちな情報を、Wikiにまとめておくことで、新メンバーへの情報共有もスムーズになります。

ショートカットキーで作業効率を上げる

よく使うショートカットキーを覚えると、マウス操作が減って効率が格段に上がります。例えば、「Ctrl+E」で検索ボックスに移動、「Ctrl+1〜5」で各メニューに素早く切り替えられます。

よくあるトラブルと解決方法

Teamsを使っていると、様々なトラブルに遭遇することがあります。ここでは、初心者が直面しがちな問題と解決方法を紹介します。

ログインできない・サインインエラーが出る

ログインできない場合、まずIDとパスワードが正しいか確認しましょう。それでも解決しない場合は、ブラウザのキャッシュをクリアするか、アプリを再起動してみてください。

Microsoft 365管理者の場合は、管理センターの診断機能を使って、ユーザーアカウントがTeamsの要件を満たしているか確認できます。

メッセージが送受信できない

メッセージの送受信ができない場合、まずネットワーク接続を確認しましょう。Wi-Fiやインターネット接続が不安定だと、メッセージが送れないことがあります。

ネットワークに問題がない場合は、Teamsアプリの再起動や、最新バージョンへのアップデートを試してみてください。それでも解決しない場合は、Microsoft 365のサービス正常性ページで障害情報を確認しましょう。

音声や映像が途切れる・聞こえない

ビデオ会議中に音声が聞こえない場合、端末の音量設定が0になっていないか確認します。また、マイクやスピーカーの接続が正しいか、デバイス設定で適切なデバイスが選択されているかチェックしましょう。

ハウリング（キーンという雑音）が発生する場合は、スピーカーから出る音をマイクが拾っている可能性があります。ヘッドセットを使用するか、スピーカーの音量を下げることで解決できます。

画面共有ができない

画面共有ができない場合は、まず共有権限が付与されているか確認します。会議の主催者が画面共有を制限している可能性があります。

デスクトップ版を使用している場合は、アプリを再起動してみてください。それでも解決しない場合は、アンインストールして再インストールすることで改善することがあります。

ファイルがアップロードできない・表示されない

ファイルのアップロードに失敗する場合、ファイルサイズやファイル形式に制限がある可能性があります。また、ネットワーク接続が不安定だと、大きなファイルのアップロードに時間がかかることがあります。

ストレージ容量が不足している場合もアップロードできません。無料版では1ユーザーあたり5GB、有料プランでは1TB以上のストレージが利用できます。

Teams側の障害を確認する方法

自分だけでなく、多くのユーザーが同じ問題に直面している場合、Teams側の障害の可能性があります。Microsoft 365管理センターの「サービス正常性」ページで、現在の障害情報を確認できます。

リアルタイムに障害情報を把握したい場合は、Twitterの「Microsoft 365 Status（@MSFT365Status）」アカウントをフォローしましょう。障害発生時には即座に情報が発信されます。

2026年最新版のTeamsプランと料金体系

Teamsには無料版と複数の有料プランがあります。自分や会社に最適なプランを選ぶために、各プランの違いを理解しておきましょう。

無料版でできること・できないこと

Teams無料版は、最大100人、60分までのオンライン会議が可能です。基本的なチャット機能やファイル共有も利用できますが、会議の録画機能は使えません。また、ストレージは1ユーザーあたり5GBに制限されます。

個人や小規模チームで基本的な機能だけ使いたい場合は、無料版でも十分活用できます。

有料プランの種類と特徴

有料プランは主に以下の4つがあります。

Teams Essentials（月額599円/ユーザー）は、会議時間が30時間に延長され、最大300人まで参加可能になります。ストレージは1ユーザーあたり2GBです。

Microsoft 365 Business Basic（月額899円/ユーザー）は、Teams Essentialsの機能に加えて、会議の録画、ビジネスメール、1TBのストレージが含まれます。Web版のOfficeアプリも利用できます。

Microsoft 365 Business Standard（月額1,874円/ユーザー）は、デスクトップ版のOfficeアプリが利用でき、より高度なビジネス機能が含まれます。

Microsoft 365 E3（月額約4,320円/ユーザー）は、大企業向けのエンタープライズプランで、高度なセキュリティやコンプライアンス機能が利用できます。

Teams Premiumの追加機能

月額1,000円程度で追加できるTeams Premiumでは、AI生成の会議メモ、高度なウェビナー機能、カスタムブランディングなどが利用可能になります。会議の生産性を大幅に向上させたい企業におすすめです。

実際の業務で超使える！Teamsの隠れた便利機能と実践テクニック

ここからは、公式マニュアルにはあまり載っていないけれど、実際の業務で本当に役立つテクニックを紹介します。現場で「こんなことできたらいいのに…」と思っていた問題の解決方法を、具体的な手順とともにお伝えします。

会議中の音声を後から共有する録画テクニック

会議の録画機能は知っていても、音声付きで動画を画面共有する方法を知らない人が意外と多いんです。例えば、YouTubeの製品紹介動画を会議で共有したいとき、普通に画面共有すると映像は見えるけど音が聞こえない…という経験ありませんか？

解決方法は簡単です。画面共有ボタンをクリックした後、共有したいウィンドウを選択する画面で、左下にある「コンピューターサウンドを含む」というチェックボックスにチェックを入れるだけ。これで動画の音声も参加者全員に共有されます。プレゼンで動画を使う機会が多い人は、絶対に覚えておくべきテクニックです。

大量のチームとチャネルを効率的に整理する方法

複数のプロジェクトに参加していると、あっという間にチームとチャネルの数が増えて、必要な情報を見つけるのに時間がかかるようになります。これ、本当にストレスですよね。

実は、チーム名をドラッグ&ドロップすることで、表示順を自分好みに並び替えられるんです。よく使うチームを上に配置すれば、毎回スクロールする手間が省けます。さらに、使用頻度の低いチームやチャネルは「非表示」にすることも可能です。チーム名の右にある「…」から「非表示」を選択すれば、リストから一時的に消えます。必要になったら検索で簡単に見つけられるので安心してください。

もう一つの裏技として、チャネルに絵文字を追加する方法があります。2026年の新機能で、チャネル名の前に絵文字アイコンを設定できるようになりました。例えば「📊 週次報告」「🎯 営業活動」「💡 アイデア出し」のように視覚的に区別できるため、パッと見で判別しやすくなります。

メッセージの遅延送信で時間外労働の印象を避ける

夜遅くや休日にメッセージを送ると、「この人いつも働いているな…」という印象を与えかねません。でも、思いついたときにメッセージを書いておきたいこともありますよね。

実は、Teamsにはメッセージの遅延送信機能があります。メッセージを入力したら、送信ボタンの右にある「…」をクリックし、「後で送信」を選択します。送信したい日時を指定すれば、その時間になったら自動的にメッセージが送信されます。

この機能を使えば、深夜に思いついたアイデアを書いておいて、翌朝9時に送信するといった使い方ができます。受け取る側も「常識的な時間に連絡してくれる人」という好印象を持ってくれるはずです。

通知地獄から抜け出す！カスタム通知設定の極意

Teamsを使い始めると、通知が多すぎて本当に重要なメッセージを見逃してしまうという問題に直面します。これ、初心者が必ず通る道なんです。

まず設定すべきは、チャネルごとの通知レベルです。チャネル名の右にある「…」から「チャネル通知」を選択し、「すべての新規投稿」「メンション時のみ」「オフ」の3段階から選べます。自分に直接関係のないチャネルは「オフ」、重要なプロジェクトは「すべての新規投稿」、その中間は「メンション時のみ」という使い分けがおすすめです。

さらに上級テクニックとして、「VIP連絡先」機能を活用しましょう。設定から「通知」を開き、「VIPを管理」で上司や重要な取引先を登録しておくと、その人からのメッセージは常に目立つ通知が届きます。大量のメッセージに埋もれて、上司からの緊急連絡を見逃すリスクがなくなります。

もう一つの裏技は、「静音モード」の活用です。集中したい時間帯に設定アイコンから「静音モード」を有効にすると、指定した時間だけ通知が来なくなります。ただし、緊急の連絡は「緊急」マークをつけて送信すれば、静音モード中でも通知が届くので安心です。

会議の議事録を自動生成する最新AI機能の使い方

会議中にメモを取りながら話を聞くのって、本当に大変ですよね。2026年の最新機能として、AIによる自動文字起こしと議事録生成機能が大幅に強化されました。

会議を開始したら、「…」メニューから「文字起こしを開始」を選択するだけ。会議中の発言がリアルタイムでテキスト化されます。Microsoft 365 Copilotライセンスを持っている場合は、さらに強力な機能が使えます。

会議終了後、「会議のメモ」タブを開くと、AIが自動生成した議事録が表示されます。主要な決定事項、アクションアイテム、参加者の発言要約などが構造化されて整理されているので、そのままWordにエクスポートして議事録として使えます。

特に便利なのが「会議ファシリテーターエージェント」機能です。これは、事前に議題を設定しておくと、AIが会議の進行状況を追跡し、議題が網羅されているかチェックしてくれます。招待されているのに参加していない人がいて、その人の名前が会話で2回以上出てきたら、自動的に参加を促す通知も送ってくれるんです。

チャット履歴から瞬時に情報を見つける検索の極意

過去のチャットで共有されたファイルや、誰かが言っていた重要な情報を探すとき、延々とスクロールして探すのは時間の無駄です。Teamsの検索機能は非常に強力なので、使いこなさないともったいない。

画面上部の検索ボックスに「/」スラッシュコマンドを入力すると、様々な検索オプションが表示されます。例えば「/files」と入力すると、ファイルのみに絞って検索できます。「/messages from:田中」と入力すれば、田中さんからのメッセージだけを検索できます。

さらに便利なのが、日付範囲での絞り込みです。検索結果画面の右側にあるフィルターオプションで、「過去7日間」「先月」「カスタム期間」などを選択できます。「確か先週の火曜日あたりに共有されたExcelファイル」みたいな曖昧な記憶でも、すぐに見つけられます。

もう一つの隠れた便利機能として、「保存済みメッセージ」の活用があります。重要なメッセージを見つけたら、メッセージ右上の「…」から「保存」を選択しておきましょう。後で自分のプロフィール写真をクリックして「保存済み」を開けば、重要な情報だけをまとめて確認できます。

外出先からスマホで緊急対応する実践テクニック

移動中や外出先で緊急の会議に参加しなければならないこと、ありますよね。スマホのTeamsアプリでも、ほぼPC版と同じことができるんですが、知らないと操作に戸惑います。

まず、スマホで会議に参加するときは、イヤホンの装着を強くおすすめします。スピーカーモードだと周囲の雑音も拾ってしまい、他の参加者に迷惑をかけます。また、電車や公共の場では「ビデオオフ」で参加するのがマナーです。

スマホでも画面共有ができることを知っていますか？会議中に「…」メニューから「画面を共有」を選択すれば、スマホの画面をそのまま共有できます。写真や書類を急いで見せたいときに便利です。

さらに、スマホアプリには「位置情報の共有」機能もあります。チャットで位置情報アイコンをタップすれば、現在地を地図で共有できるので、待ち合わせ場所を説明するときに重宝します。

Teams会議の録画データを効率的に管理・共有する方法

会議を録画すると、OneDriveやSharePointに自動保存されますが、録画データの保存場所がわからなくなるという相談をよく受けます。

録画データは、会議を開催したチャネルの「ファイル」タブ内、「Recordings」フォルダに保存されます。チャットから開始した会議の場合は、開催者のOneDriveの「Recordings」フォルダに保存されます。

録画データを社外の人と共有したい場合は、録画ファイルを右クリックして「リンクをコピー」を選択し、共有設定を「リンクを知っている全員」に変更します。ただし、機密性の高い会議の場合は、特定の人だけに共有するよう設定しましょう。

便利な機能として、録画の自動文字起こしがあります。録画データを開くと、右側に発言内容がテキストで表示され、特定のキーワードで検索できます。「確か予算の話があったはず」というときに、「予算」で検索すれば該当箇所に一発でジャンプできます。

プレゼン資料を会議前に配布せず、会議中だけ見せるテクニック

社外向けのプレゼンで、資料を事前配布したくないけど、会議中は画面共有したいというケースがあります。PowerPointモードを使えば、参加者には発表者ビューが見えず、スライドだけがきれいに表示されます。

ただ、もっと確実な方法として、PowerPointをTeams内で開いて、その状態で画面共有するテクニックがあります。Teamsのチャネル内でPowerPointファイルを開き、その画面を共有すれば、ファイルとして配布しなくても内容を見せられます。

会議終了後、必要に応じて「この部分だけPDF化して共有したい」というニーズもあるでしょう。PowerPointを開いた状態で、「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSドキュメントの作成」から、特定のスライドだけをPDF化できます。

複数アカウントを切り替えて使う方法

フリーランスや副業をしている人など、複数の組織のTeamsアカウントを持っているケースが増えています。毎回サインアウト・サインインを繰り返すのは面倒ですよね。

実は、Teamsアプリでは最大3つのアカウントを同時にサインインできます。プロフィール画像をクリックして「別のアカウントを追加」を選択すれば、複数アカウントを切り替えながら使えます。

各アカウントは左側のサイドバーに表示され、クリックするだけで瞬時に切り替わります。A社の会議に出た直後にB社のチャットに返信する、といった使い方がスムーズにできます。

さらに上級テクニックとして、ブラウザのプライベートウィンドウ（シークレットモード）を使う方法もあります。通常のブラウザで会社アカウント、プライベートウィンドウで別のアカウントを開けば、完全に独立した環境で使用できます。

Teamsのタスク管理機能「Planner」で仕事を見える化する

チャットでタスクを依頼しても、「誰が何をいつまでにやるか」が曖昧になりがちです。そこで活用したいのが、Teamsに統合された「Planner」機能です。

チャネルのタブに「+」をクリックして「Planner」を追加すると、カンバン形式のタスクボードが使えます。「未着手」「進行中」「完了」のように列を作り、タスクカードをドラッグ&ドロップで移動させることで、プロジェクトの進捗が一目瞭然になります。

各タスクカードには、担当者、期限、チェックリスト、添付ファイルなどを設定できます。タスクを誰かに割り当てると、その人に自動的に通知が届き、期限が近づくとリマインダーも送られます。

特に便利なのが、チャットメッセージから直接タスク化できる機能です。メッセージの右上にある「…」から「Plannerでタスクを作成」を選択すれば、会話の内容がそのままタスクとして登録されます。「あれ、あの件どうなった？」を防げます。

Teams内でアンケートを作成して即座に意見を集める方法

チーム内で意見を集めたいとき、わざわざGoogleフォームを作る必要はありません。Teamsには「Forms」と「投票」という2つのアンケート機能が統合されています。

簡易的なアンケートなら、チャットやチャネルの投稿欄にある「投票」アイコンをクリックします。質問と選択肢を入力するだけで、数秒でアンケートが作成できます。回答はリアルタイムで集計され、誰が何に投票したかも確認できます。

より詳細なアンケートが必要な場合は、「Forms」を使います。チャネルのタブに「Forms」を追加すれば、複数の質問タイプ（単一選択、複数選択、記述式など）を組み合わせた本格的なアンケートが作れます。回答結果はExcelでエクスポートできるので、詳細な分析も可能です。

日程調整にも使えます。「来週のミーティング、何曜日が都合良いですか？」という質問に、月曜〜金曜の選択肢を用意すれば、参加者の都合を一発で確認できます。

社外の人とのやり取りをセキュアに行うゲスト機能の正しい使い方

取引先や外部パートナーとTeamsで連携したいけど、社内情報が見えてしまうのが心配という声をよく聞きます。実は、ゲスト機能を正しく使えば、安全に社外とコラボレーションできます。

ゲストをチームに招待すると、そのゲストは招待されたチームとチャネルだけにアクセスできます。他のチームやチャネル、組織のユーザーリストは見えません。また、管理者側でゲストの権限を細かく制御できます。

ゲストを招待するには、チーム名の右にある「…」から「メンバーを追加」を選択し、社外の人のメールアドレスを入力します。初回はゲストアカウントの作成プロセスが必要ですが、2回目以降はスムーズです。

より限定的なコラボレーションには、「共有チャネル」機能がおすすめです。これは、特定のチャネルだけを社外の人と共有でき、チーム全体へのアクセスは与えません。機密性の高いプロジェクトで、必要最小限の情報だけを共有したい場合に最適です。

会議のホワイトボード機能で遠隔でもブレストができる

オンライン会議だと、ホワイトボードに書きながらアイデア出しができないのが不便ですよね。でも、Teamsには「Microsoft Whiteboard」が統合されていて、リモートでも共同でブレストができます。

会議中に「共有」メニューから「Microsoft Whiteboard」を選択すると、参加者全員が同時に書き込める真っ白なキャンバスが表示されます。ペンツール、図形、付箋、テキストなど、豊富なツールが使えます。

特に便利なのが「付箋モード」です。参加者全員が同時に付箋を追加でき、後でグルーピングして整理できます。ブレインストーミングで「とにかくアイデアを出す→整理する」という流れが、リアルのホワイトボードと同じようにできます。

会議後、ホワイトボードの内容は自動保存され、チャネルの「ファイル」タブからいつでもアクセスできます。PNG画像としてエクスポートもできるので、議事録に添付するのも簡単です。

現場で本当に困る！実務でよく起きる問題の解決方法

ここでは、マニュアルには載っていない、でも実際の業務で本当によく困る問題と、その具体的な解決策を紹介します。

相手がメッセージを読んだか確認したいとき

「重要な連絡を送ったけど、相手が見たかどうか不安…」という経験、ありますよね。実は、Teamsには開封確認（既読確認）機能があります。

送信したメッセージの下に、小さなプロフィール画像が表示されていたら、その人が既読したということです。複数人のチャットでは、誰が読んだかまで確認できます。

ただし、この機能は設定でオフにできるため、全員に対して機能するわけではありません。確実に確認を取りたい重要な案件は、「重要」マークをつけて送信するか、「確認したら返信お願いします」と明記するのがベターです。

誤送信したメッセージを削除・編集する方法

送信した直後に「あ、間違えた！」と気づくこと、ありますよね。Teamsでは、送信後でもメッセージの編集・削除が可能です。

メッセージの右上にある「…」から「編集」を選択すれば、内容を修正できます。編集したメッセージには「（編集済み）」と表示されるので、受信者は修正されたことがわかります。

完全に削除したい場合は、「削除」を選択します。ただし、削除しても「このメッセージは削除されました」という履歴は残るため、完全に消えるわけではありません。送信前の最終確認が一番大切です。

大量のメンションで重要な通知を見逃してしまう問題

チャネルで頻繁に@メンションされると、本当に重要な通知が埋もれてしまいます。この問題の解決策は、「アクティビティ」フィードのフィルター活用です。

画面左側の「アクティビティ」をクリックすると、すべての通知が時系列で表示されます。上部のフィルターで「@メンション」だけに絞り込めば、自分宛ての重要なメッセージだけを確認できます。

さらに、「未読」フィルターを使えば、まだ対応していない通知だけを表示できます。朝一番にこのフィルターで未読を確認する習慣をつければ、見落としが劇的に減ります。

会議中に突然接続が切れたときの復帰方法

Wi-Fiが不安定で会議中に接続が切れてしまうこと、ありますよね。焦らず対処すれば、すぐに復帰できます。

まず、カレンダーから会議を開き直して「参加」をクリックすれば、同じ会議に再参加できます。モバイルアプリとデスクトップアプリの両方をインストールしておけば、片方が不調でももう片方で参加できます。

重要な会議の前には、「テスト通話」機能で音声と映像をチェックしておくことをおすすめします。設定メニューの「デバイス」から「テスト通話を開始」を選択すれば、自分の環境をテストできます。

画面共有中に通知が表示されて恥ずかしい思いをしないために

プレゼン中に個人的なメッセージ通知が画面に表示されて冷や汗をかいた経験、ありませんか？これを防ぐには、Windows 10/11の「集中モード」を活用します。

画面共有を開始すると、Windowsが自動的に集中モードに切り替わり、通知が非表示になります。ただし、この設定が有効になっていない場合は、手動で設定する必要があります。

Windowsの「設定」→「システム」→「集中モード」で「画面を複製しているとき」にチェックを入れておけば、画面共有中は自動的に通知がブロックされます。念のため、画面共有前にブラウザのタブやデスクトップを整理しておくことも忘れずに。

テレワークで家族の声が入らないようにする設定

在宅勤務中、家族の声や生活音が会議に入ってしまうのを防ぎたいですよね。TeamsにはAIノイズ抑制機能が搭載されています。

会議中に「…」メニューから「デバイスの設定」を開き、「ノイズ抑制」を「高」に設定します。これで、キーボードのタイピング音、犬の吠え声、掃除機の音などが驚くほど消えます。

さらに効果的なのは、物理的なミュートボタン付きヘッドセットの使用です。話していないときは常にミュートにする習慣をつければ、予期せぬノイズの混入を完全に防げます。スペースキーを押している間だけミュート解除される「プッシュトゥトーク」機能もあるので、設定から有効にしてみてください。

ぶっちゃけこうした方がいい！Teamsを使いこなす本質

ここまでいろんな機能や設定を紹介してきましたが、正直に言いますね。最初から全部を使いこなそうとすると、絶対に挫折します。

個人的な経験から言うと、まず徹底的に使い込むべきは「チャット」と「ビデオ会議」だけです。この2つを1ヶ月間、毎日の業務で使い倒してください。メールを送りそうになったら、まずチャットで送る。電話をかけそうになったら、Teamsで呼び出す。この習慣が身につくまでは、他の機能は無視していいくらいです。

で、ここからが重要なんですが、「チーム」と「チャネル」の構成を最初に間違えると、後で修正するのがめちゃくちゃ大変なんですよ。だから、本格運用を始める前に、小規模なグループで1週間くらいテスト運用することを強くおすすめします。「このチャネル、実はいらなかったな」とか「この話題、別のチャネルに分けた方がいいな」とか、使ってみて初めてわかることが山ほどあります。

あと、これはあまり言われないんですけど、通知設定をケチると絶対に失敗します。「とりあえず全部オンにしておこう」は最悪の選択で、1週間後には通知疲れで何も見なくなります。最初から「本当に自分に必要な通知だけ」に絞り込む勇気を持ってください。見逃したらヤバい上司や重要顧客だけVIP設定して、後は思い切ってオフ。情報は必要なときに検索すればいいんです。

それから、ファイル共有についてぶっちゃけると、「OneDriveに保存してリンク共有」より「Teamsのチャネルに直接アップロード」の方が圧倒的に楽です。なぜかというと、チャネルにアップロードすれば、関係者全員が自動的にアクセスできて、会話と紐付いて管理されるからです。OneDriveだと、いちいちリンクをコピペして、アクセス権限を設定して…って手間がかかるんですよね。

最後に、会議の録画機能について。これ、使わないともったいないんですけど、録画したら必ず要約メモを残してください。録画ファイルだけあっても、誰も後から見ないんですよ。「35分あたりで予算の話、1時間12分で次回アクションの確認」みたいに、タイムスタンプ付きのメモを残しておくと、後から確認する人が本当に助かります。

結局のところ、Teamsって道具なんですよ。どんなに高機能でも、チーム全員が同じ使い方のルールを共有していないと、カオスになります。「うちのチームではこういう使い方をする」っていう最低限のルールを、メンバー全員で合意することが、実は一番重要だったりします。完璧な構成を目指すより、まずは使い始めて、問題が出たら修正していく。そのくらいの気楽さで取り組んだ方が、結果的にうまくいくと思いますよ。

Teamsの基本的な使い方に関する疑問解決

TeamsとZoom、どちらを選ぶべきですか？

すでにMicrosoft 365を契約している企業なら、Teamsが圧倒的にコストパフォーマンスに優れています。Officeアプリとの連携や、ファイル共有機能も含めて考えると、Teamsの方が総合的な業務効率化につながります。

一方、単純なビデオ会議機能だけを重視する場合や、Microsoft 365を使っていない場合は、Zoomの方がシンプルで使いやすいかもしれません。

スマートフォンでもフル機能が使えますか？

TeamsのモバイルアプリはPC版とほぼ同等の機能が利用できます。チャット、ビデオ会議、ファイル共有など、基本的な操作はすべてスマートフォンから行えます。外出先でも会議に参加したり、緊急の連絡に対応できるため、モバイルアプリのインストールを強くおすすめします。

既存のメールをTeamsに転送できますか？

はい、メールをTeamsのチャネルやチャットに転送する機能があります。これにより、重要なメール情報をTeamsに集約でき、メールとチャットを行き来する手間が省けます。設定方法は、各チャネルの「…」メニューから「メールアドレスを取得」を選択し、表示されたアドレスにメールを転送します。

Teamsのデータはバックアップできますか？

Teamsのデータは自動的にMicrosoftのクラウドに保存されていますが、組織として独自にバックアップを取りたい場合は、サードパーティのバックアップツールを利用する必要があります。重要なファイルは定期的にローカルにダウンロードしておくことをおすすめします。

無料版から有料版へ移行するとデータは引き継がれますか？

無料版（クラシック）から新しいTeams無料版へ切り替える場合、共有した画像やファイルのデータは引き継がれません。移行前に必ずデータのバックアップを取り、各種設定を記録しておきましょう。有料版への移行手順は、IT管理者向けのドキュメントに詳しく記載されています。

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まとめTeamsを使いこなして業務効率を劇的に改善しよう

Teamsの基本的な使い方について、導入準備から実践的な活用方法まで詳しく解説してきました。最初は「チーム」と「チャネル」の概念に戸惑うかもしれませんが、この階層構造こそが、Teamsの最大の強みです。

情報を適切に整理し、必要な人に必要な情報だけを届けることで、メールの往復や会議の時間を大幅に削減できます。2026年1月時点での最新機能を活用すれば、AIによる会議サポートやスレッド形式での会話整理など、さらに効率的なコミュニケーションが実現します。

最初から完璧に使いこなそうとせず、まずは基本的なチャット機能やビデオ会議から始めて、徐々に便利な機能を試していきましょう。トラブルに遭遇したときは、この記事の解決方法を参考にしてください。Teamsを使いこなすことで、あなたのチームの生産性は確実に向上するはずです。

今日からTeamsを活用して、より快適で効率的な働き方を実現しましょう！