パソコンで資料を作成していると、「あれ？あのファイルどこに保存したっけ？」と困った経験、ありませんか？特にPowerPointで作ったプレゼン資料が増えてくると、どこに何があるのか分からなくなりがちです。でも安心してください。今回は、初心者の方でもできる、PowerPointのファイルを上手に整理する方法をご紹介します。これで、もう「どこに保存したか分からない！」と慌てることはありませんよ。
PowerPointのファイルを整理する方法
PowerPointのイメージ
保存時に新しいフォルダを作成する
PowerPointで資料を作成したら、まずは保存しましょう。保存する際に、「名前を付けて保存」の画面が表示されますよね。このとき、画面の左側にある「新しいフォルダー」をクリックすると、新しいフォルダを作成できます。例えば、「2025年プレゼン資料」や「営業用資料」など、自分が分かりやすい名前を付けて整理すると便利です。
スライドをセクションで整理する
資料が長くなると、内容ごとにスライドを整理したくなりますよね。そんなときは、PowerPointの「セクション」機能を使ってみましょう。セクションを使うと、「現状」「問題提起」「解決策」など、テーマごとにスライドをまとめることができます。セクションを追加するには、スライド一覧の上で右クリックし、「セクションの追加」を選ぶだけ。これで、スライドの整理がぐっと楽になりますよ。
フォルダ内でファイルを整理する
保存したファイルが増えてきたら、フォルダ内でも整理が必要です。例えば、「2025年プレゼン資料」フォルダ内に、「営業用」「企画用」「会議用」など、さらにサブフォルダを作成すると良いでしょう。これで、必要な資料をすぐに見つけられるようになります。
ファイル名を工夫する
ファイル名を工夫するだけでも、整理がぐっと楽になります。例えば、「2025年3月営業プレゼン.pptx」や「2025年4月会議資料.pptx」など、日付や内容をファイル名に含めると、後で検索しやすくなります。
よくある質問や疑問
Q1: セクションを追加すると、スライドの順番が変わりますか？
いいえ、セクションを追加してもスライドの順番は変わりません。セクションはあくまでスライドのグループ分けのため、内容を整理するのに便利な機能です。
Q2: フォルダ内でファイルを移動すると、リンクが切れたりしませんか？
通常、PowerPointのファイルをフォルダ内で移動しても、リンクは切れません。ただし、他のファイル（画像や動画など）をリンクとして挿入している場合、そのファイルも一緒に移動する必要があります。
Q3: フォルダ整理が苦手で、なかなか進みません。どうすれば良いですか？
フォルダ整理は一度に全部やろうとせず、少しずつ進めるのがコツです。まずは、デスクトップにある不要なファイルを削除することから始めてみましょう。整理することで、作業効率がアップし、気分もスッキリしますよ。
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まとめ
PowerPointのファイル整理は、ちょっとした工夫でぐっと楽になります。保存時にフォルダを作成し、セクションでスライドを整理し、フォルダ内でもサブフォルダを活用することで、必要な資料をすぐに見つけられるようになります。ファイル名を工夫するだけでも、後で検索しやすくなりますよ。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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