PowerPointで作成したグラフのデータが古くなってしまった経験、ありませんか？特に、毎月の報告書やプレゼンテーションで最新のデータを反映させるのは、手間がかかりますよね。でも、安心してください。今回は、初心者の方でもわかりやすく、PowerPointのグラフデータを簡単に更新する方法をご紹介します。
PowerPointでグラフデータを更新する基本の方法
PowerPointのイメージ
まずは、PowerPointでグラフのデータを直接編集する方法から見ていきましょう。
グラフを選択する
スライド上の更新したいグラフをクリックして選択します。
「グラフのデザイン」タブを開く
リボンの上部にある「グラフのデザイン」タブをクリックします。
「データの編集」を選択
「データの編集」をクリックすると、Excelのようなウィンドウが開きます。
データを修正する
表示されたウィンドウで、必要なデータを入力・修正します。
編集を終了する
編集が完了したら、ウィンドウを閉じると、PowerPointのグラフが自動的に更新されます。
Excelと連携してグラフを自動更新する方法
次に、Excelのデータと連携して、PowerPointのグラフを自動的に更新する方法をご紹介します。
Excelのデータをコピー
Excelで最新のデータを選択し、コピーします。
PowerPointに貼り付け
PowerPointを開き、貼り付けたいスライドを選択します。
「形式を選択して貼り付け」を選択
右クリックして「形式を選択して貼り付け」を選びます。
「リンク貼り付け」を選択
表示されたメニューから「リンク貼り付け」を選びます。
これで、Excelのデータが更新されると、PowerPointのグラフも自動的に更新されるようになります。
複数のグラフを一括で更新する方法
毎月、多くのグラフを更新するのは大変ですよね。そんなときは、VBA（Visual Basic for Applications）を使って、一括で更新することができます。
VBAエディタを開く
PowerPointを開き、「Alt」+「F11」を押してVBAエディタを開きます。
新しいモジュールを挿入
「挿入」から「モジュール」を選びます。
以下のコードを貼り付け
vba
Sub UpdateLinks()
Dim pptSlide As slide
Dim pptShape As shape
For Each pptSlide In ActivePresentation.Slides
For Each pptShape In pptSlide.Shapes
If pptShape.Type = msoLinkedOLEObject Or pptShape.Type = msoLinkedPicture Then
pptShape.LinkFormat.Update
End If
Next pptShape
Next pptSlide
MsgBox "すべてのリンクが更新されました。"
End Sub
コードを実行
「F5」キーを押してコードを実行すると、すべてのリンクが更新されます。
この方法で、複数のグラフを一度に更新することができます。
よくある質問
Q1: ExcelのデータをPowerPointに貼り付けたのに、グラフが更新されません。
「形式を選択して貼り付け」時に「リンク貼り付け」を選んでいない可能性があります。再度、Excelのデータをコピーし、「リンク貼り付け」で貼り付けてください。
Q2: VBAのコードを使っても、グラフが更新されません。
VBAのコードが正しく入力されていない可能性があります。コードを再確認し、正しく入力されているか確認してください。
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まとめ
PowerPointのグラフデータを更新する方法は、手動で編集する方法から、Excelと連携して自動更新する方法、さらにVBAを使って一括更新する方法まで、さまざまです。自分の作業スタイルや必要に応じて、最適な方法を選んでください。もし、他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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