PowerPointでA4サイズのPDFを作成する方法【初心者向け解決ガイド】

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PowerPointで作成したプレゼンテーションをサイズのPDFに変換したいけれど、操作が難しそうで不安という方も多いのではないでしょうか?本記事では、初心者の方でも安心して実践できるよう、わかりやすく解説します。

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なぜPowerPointからPDFを作成するのか?

PowerPointのイメージ

PowerPointのイメージ

PowerPointのスライドをそのまま印刷すると、用紙サイズや印刷設定によってはレイアウトが崩れてしまうことがあります。PDFに変換することで、どのパソコンでも同じレイアウトで閲覧・印刷できるようになります。特に、資料を他の人と共有する際や、印刷業者にデータを渡す際に便利です。

PowerPointからサイズのPDFを作成する方法

PowerPointでスライドのサイズをに設定する

まず、PowerPointでスライドのサイズをに設定しましょう。

  1. PowerPointを開き、対象のプレゼンテーションを選択します。
  2. 「デザイン」タブをクリックし、「スライドのサイズ」を選択します。
  3. 「ユーザー設定のスライドのサイズ」をクリックし、幅を「21.0 cm」、高さを「29.7 cm」に設定します。
  4. 「OK」をクリックし、表示されるダイアログボックスで「最大化」を選択します。

これで、スライドがサイズに設定されました。

PDFとして保存する

次に、サイズに設定したスライドをPDFとして保存します。

  1. 「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
  2. 保存先を選び、「ファイルの種類」を「PDF」に設定します。
  3. 「保存」をクリックすると、PDFとして保存されます。

PDFの設定をカスタマイズする方法

PDFに変換する際、スライドの配置やページの向きなどをカスタマイズすることができます。

配布資料として保存する

スライドを1ページに複数枚配置したい場合は、配布資料として保存します。

  1. 「ファイル」タブをクリックし、「エクスポート」を選択します。
  2. 「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリックし、「PDF/XPSの作成」を選択します。
  3. 「オプション」をクリックし、「発行対象」で「配布資料」を選択します。
  4. 「1ページあたりのスライド数」で希望の枚数を選び、「OK」をクリックします。
  5. 「発行」をクリックすると、指定した枚数のスライドが1ページに配置されたPDFが作成されます。

印刷設定を調整する

印刷時にPDFを作成する場合、印刷設定を調整することで、スライドの配置や向きを変更できます。

  1. 「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。
  2. 「プリンター」で「Microsoft Print to PDF」を選択します。
  3. 「ページ設定」で「1ページあたりのスライド数」を希望の枚数に設定します。
  4. 「向き」で「縦」または「横」を選択します。
  5. 「印刷」をクリックすると、設定した内容でPDFが作成されます。

PDF作成後の確認ポイント

PDFに変換した後は、以下の点を確認しましょう。

ここがポイント!

  • レイアウトの崩れ: スライドの配置や文字の位置がずれていないか確認します。
  • フォントの埋め込み: 使用したフォントがPDFに埋め込まれているか確認します。
  • 画像の品質: 画像が鮮明で、ぼやけていないか確認します。

これらの確認を行うことで、PDFの品質を保つことができます。

よくある質問や疑問

Q1: PowerPointで作成したスライドをそのままPDFに変換すると、レイアウトが崩れることがあります。どうすれば防げますか?

スライドのサイズをに設定し、PDFに変換する際に「配布資料」として保存することで、レイアウトの崩れを防ぐことができます。また、印刷設定を調整することでも対応可能です。

Q2: PDFに変換した後、他の人が閲覧できるか不安です。どうすれば確実に閲覧できるようにできますか?

PDFは多くのデバイスで閲覧可能な形式ですが、念のため、PDFを作成する際に「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択し、保存することで、互換性を高めることができます。

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まとめ

PowerPointからサイズのPDFを作成する方法は、スライドのサイズ設定からPDFへの保存、さらには配布資料としての保存や印刷設定の調整まで、さまざまな方法があります。これらの方法を駆使することで、目的に合ったPDFを作成することができます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。

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