資料作成の際、「期待する行動を決める」とは、相手にどのような行動をとってほしいのかを明確にすることです。これを意識することで、資料の目的が明確になり、伝えたいことが伝わりやすくなります。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方にとって、わかりやすい資料作成は重要です。今回は、初心者の方でも実践しやすい方法をご紹介します。
期待する行動を決めるとは？
PowerPointのイメージ
資料を作成する目的は、相手に「何かをしてもらう」ことです。例えば、上司に承認をもらう、同僚に協力をお願いする、顧客に商品を購入してもらうなど、具体的な行動を促すことが目的となります。
期待する行動を決めるための3つのポイント
ここがポイント！
- すぐに取り組める行動を提示する
資料を読んだ後にすぐに実行できる行動を提示することで、迅速に実行に移してもらえる可能性が高くなります。例えば、「次回の会議でこの提案を承認してください」といった具体的な行動を示すことが効果的です。 - 「3W1H」を考える
「誰が（Who）」「いつ（When）」「どのように（How）」「何を（What）」を明確にすることで、相手が考える必要がない程度にまで行動を具体化することができます。例えば、「部長に（Who）来週の月曜日までに（When）メールで（How）新しい営業戦略を伝えてもらう（What）」といった具合です。 - 複数の選択肢を提示する
行動を1つしか提示されないと、「やらされ感」を感じて拒否反応を示す人もいます。相手に「自分で選んだ感」を出すために、具体的な行動の選択肢を複数提示することも有効です。例えば、「メールでの呼びかけ」と「部門会議での伝達」の2つを提示することで、相手が選択できるようにします。
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期待する行動を決める際の注意点
ここがポイント！
- 相手の立場や状況を考慮する
相手の業務負担やスケジュールを考慮し、無理のない範囲で行動をお願いすることが大切です。 - 具体的な期限を設定する
行動をお願いする際には、具体的な期限を設定することで、相手が行動に移しやすくなります。 - 感謝の気持ちを伝える
行動をお願いする際には、感謝の気持ちを伝えることで、相手の協力を得やすくなります。
よくある質問や疑問
Q1: 期待する行動を決める際に、相手の反応が心配です。どうすれば良いですか？
相手の立場や状況を考慮し、無理のない範囲で行動をお願いすることが大切です。また、感謝の気持ちを伝えることで、相手の協力を得やすくなります。
Q2: 期待する行動を決める際に、具体的な例が知りたいです。
例えば、「次回の会議でこの提案を承認してください」や「来週の月曜日までに新しい営業戦略を伝えてもらう」といった具体的な行動を示すことが効果的です。
まとめ
資料作成の際、「期待する行動を決める」ことは、相手に具体的な行動を促すために重要です。すぐに取り組める行動を提示し、「3W1H」を考え、複数の選択肢を提示することで、相手が行動に移しやすくなります。相手の立場や状況を考慮し、感謝の気持ちを伝えることも大切です。これらのポイントを押さえて、効果的な資料作成を心がけましょう。
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