「PowerPointで共有されたファイルを開きたいけれど、どうすればいいのか分からない…」とお困りの方へ。今回は、パソコンやスマホに不安がある方でも安心してできる、共有ファイルの開き方を丁寧にご紹介します。
共有されたPowerPointファイルを開く方法
PowerPointのイメージ
PowerPointで他の人から共有されたファイルを開くには、以下の方法があります。
メールやメッセージで送られてきたリンクを利用する
- 受信したメールやメッセージに記載されているリンクをクリックします。
- リンクをクリックすると、ブラウザ上でPowerPoint Onlineが開き、ファイルの内容が表示されます。
- Microsoftアカウントでサインインしていない場合、サインインを求められることがあります。
PowerPointアプリから「自分と共有」リストを確認する
- PowerPointアプリを開きます。
- 左側のメニューで「自分と共有」タブを選択します。
- 共有されたファイルが一覧で表示されるので、目的のファイルを選択して開きます。
OneDriveやSharePointから直接アクセスする
- OneDriveやSharePointにサインインします。
- 共有されたファイルが表示されている場合、目的のファイルを選択して開きます。
- 表示されていない場合、共有リンクを再度確認し、アクセス権限があるか確認します。
共有されたファイルを開けない場合の対処法
ファイルを開けない場合、以下の点を確認してみましょう。
サインイン情報の確認
- Microsoftアカウントでサインインしているか確認します。
- 職場や学校のアカウントが必要な場合、適切なアカウントでサインインします。
アクセス権限の確認
- 共有されたファイルにアクセス権限があるか確認します。
- 権限がない場合、ファイルの所有者に再度アクセス権限を依頼します。
インターネット接続の確認
- インターネット接続が正常か確認します。
- 接続に問題がある場合、Wi-Fiの再接続やモバイルデータ通信の確認を行います。
PowerPointで共同編集を行う方法
共有されたファイルを他の人と一緒に編集するには、以下の方法があります。
コメント機能を活用する
- 「校閲」タブから「新しいコメント」を選択し、コメントを追加します。
- コメントを追加することで、他の編集者と意見交換ができます。
チャット機能を利用する
- Microsoft Teamsなどのチャットツールを使用して、リアルタイムでコミュニケーションを取ります。
- チャット機能を活用することで、効率的な共同作業が可能です。
編集権限の設定を確認する
- 共有時に「編集を許可する」設定がされているか確認します。
- 編集権限がない場合、ファイルの所有者に権限を依頼します。
よくある質問や疑問
Q1: 共有されたファイルを開くには、Microsoftアカウントが必要ですか？
はい、Microsoftアカウントでサインインすることで、共有されたファイルにアクセスできます。職場や学校のアカウントが必要な場合もあります。
Q2: 共有リンクが届いたが、ファイルが開けません。どうすればよいですか？
サインイン情報やアクセス権限を確認してください。問題が解決しない場合、ファイルの所有者に再度アクセス権限を依頼してください。
Q3: 他の人と一緒にファイルを編集するにはどうすればよいですか？
コメント機能やチャット機能を活用し、編集権限がある場合は共同編集が可能です。編集権限がない場合、ファイルの所有者に権限を依頼してください。
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まとめ
PowerPointで他の人から共有されたファイルを開く方法は、メールやメッセージで送られてきたリンクを利用する、PowerPointアプリから「自分と共有」リストを確認する、OneDriveやSharePointから直接アクセスするなどがあります。ファイルを開けない場合は、サインイン情報やアクセス権限、インターネット接続を確認してください。共同編集を行う際は、コメント機能やチャット機能を活用し、編集権限がある場合は効率的な作業が可能です。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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