「PowerPointで作った資料を他の人と共有したいけれど、どうすればいいのか分からない…」そんなお悩みをお持ちの方へ、安心して実践できる方法をご紹介します。パソコンやスマホに詳しくない方でも、ステップを追って進めれば簡単に共有が可能です。これから一緒に見ていきましょう。
PowerPointを他の人と共有するには？
PowerPointのイメージ
PowerPointの資料を他の人と共有する方法は大きく分けて3つあります。それぞれの特徴を見ていきましょう。
OneDriveを使って共有する方法
OneDriveは、Microsoftが提供するオンラインストレージサービスです。これを使うと、インターネット上でファイルを保存し、他の人と共有することができます。
- ファイルをクラウドに保存まず、PowerPointの資料をOneDriveに保存します。保存場所を「OneDrive」に設定し、ファイルを保存しましょう。
- 共有設定保存したファイルを右クリックし、「共有」を選択します。共有する相手のメールアドレスを入力し、編集権限を設定して「送信」をクリックします。
- リンクをコピーして共有メールアドレスを入力せず、「リンクのコピー」を選択すると、共有リンクが生成されます。このリンクをコピーして、LINEやメールで送信できます。
PowerPointの「共有」ボタンを使う方法
PowerPointを開いた状態で、画面右上にある「共有」ボタンをクリックすると、直接他の人と共有することができます。
- メールで共有共有ボタンをクリックし、相手のメールアドレスを入力して「送信」をクリックします。相手にはメールでファイルが届きます。
- リンクで共有同じく共有ボタンから「リンクのコピー」を選択し、生成されたリンクをコピーして送信します。
メールに添付して送る方法
ファイルをクラウドに保存せず、直接メールに添付して送る方法です。
- ファイルを添付PowerPointの資料を開き、「ファイル」→「名前を付けて送信」→「電子メール（添付）」を選択します。
- メール作成メールアプリが開くので、宛先やメッセージを入力し、「送信」をクリックします。
共有後の共同編集も可能！
PowerPointでは、共有したファイルを他の人と同時に編集することもできます。
- リアルタイムで編集共有されたファイルを開くと、他の人がどのスライドを編集しているかが表示されます。これにより、同時に作業しても安心です。
- コメント機能の活用編集中に気になる点があれば、コメントを追加してコミュニケーションを取ることができます。
よくある質問や疑問
Q1: OneDriveに保存するにはどうすればいいですか？
PowerPointで「ファイル」→「名前を付けて保存」→「OneDrive」を選択し、保存場所を指定して保存します。
Q2: 共有したファイルを他の人が編集できないようにするには？
共有設定で「表示のみ可能」に変更することで、相手はファイルを閲覧することはできますが、編集はできなくなります。
Q3: メールに添付する際、ファイルが大きすぎて送れません。どうすればいいですか？
ファイルが大きい場合は、OneDriveにアップロードし、その共有リンクをメールで送る方法をおすすめします。
まとめ
PowerPointの資料を他の人と共有する方法は、OneDriveを使う方法、PowerPointの「共有」ボタンを使う方法、メールに添付して送る方法の3つがあります。それぞれの方法を状況に応じて使い分けることで、スムーズに共有・共同編集が可能です。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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