Word VBAで文書をPDFに変換する方法!初心者でもわかるステップバイステップガイド

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こんにちは!今日は、Microsoft WordのVBA(Visual Basic for Applications)を使って、文書をPDF形式で保存する方法をご紹介します。パソコンに詳しくない方でも安心して進められるように、できるだけわかりやすく説明しますね。

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Word VBAとは?

Wordのイメージ

Wordのイメージ

まず、VBAって何?と思われるかもしれません。VBAは、Microsoft Office製品(WordやExcelなど)を自動で操作できるプログラミング言語の一種です。例えば、毎回手作業で行っている「文書をPDFに変換して保存する」という作業を、ボタン一つで自動化できるんです。

PDFに変換する理由は?

なぜ、Word文書をPDFに変換するのでしょうか?

ここがポイント!

  • レイアウトが崩れないPDFはどのパソコンでも同じように表示されます。
  • 編集できないPDFにすると、誤って内容を変更してしまう心配が減ります。
  • 共有しやすいPDFは多くの人が閲覧できる形式です。

VBAでPDFに変換する基本のコード

では、実際にVBAを使ってWord文書をPDFに変換する方法を見てみましょう。

Sub SaveAsPDF()
Dim pdfPath As String
pdfPath = ActiveDocument.Path & "\変換後の文書.pdf"
ActiveDocument.ExportAsFixedFormat _
OutputFileName:=pdfPath, _
ExportFormat:=wdExportFormatPDF
End Sub

このコードを実行すると、現在開いているWord文書がPDF形式で保存されます。

PDF保存時のオプション設定

VBAのコードでは、PDF保存時にさまざまな設定を追加できます。例えば

ここがポイント!

  • 保存後にPDFを開く保存後すぐにPDFを開きたい場合は、
    OpenAfterExport:=True

    を追加します。

  • 文書のすべてのページを保存特定のページだけを保存したい場合は、
    Range:=wdExportFromTo

    From:=開始ページ番号

    To:=終了ページ番号

    を設定します。

  • 文書のプロパティを含める文書の作成者や作成日などの情報をPDFに含めたい場合は、
    IncludeDocProps:=True

    を設定します。

よくある質問や疑問

Q1: VBAを使うにはどうすればいいですか?

Wordを開き、Alt + F11キーを押すとVBAの編集画面が開きます。そこにコードを貼り付けて実行できます。

Q2: PDFの保存先を指定する方法は?

上記のコードでは、

ActiveDocument.Path

で現在の文書の保存場所を取得しています。別の場所に保存したい場合は、

pdfPath = "C:\保存先\変換後の文書.pdf"

のようにフルパスを指定してください。

Q3: 複数の文書を一括でPDFに変換する方法は?

複数の文書を一括で処理するには、フォルダ内のすべてのWordファイルを順番に開き、上記のコードを適用するループ処理を組み合わせると良いでしょう。

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まとめ

Word VBAを使って文書をPDFに変換する方法をご紹介しました。最初は難しそうに感じるかもしれませんが、少しずつ覚えていけば、作業の効率が大幅にアップしますよ。もし、他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。

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