皆さん、こんにちは！今日は、PowerPointでの代替テキストの設定方法と、PDFに変換する際の注意点についてお話しします。特に、パソコンやスマホにあまり詳しくない方でも理解できるよう、わかりやすく説明していきますね。
代替テキストとは？
PowerPointのイメージ
まず、代替テキストとは何かをご説明します。これは、画像や図形などの視覚的な要素に対して、その内容をテキストで説明するものです。例えば、視覚に障がいのある方がスクリーンリーダーというソフトを使って文書を読む際、この代替テキストがあると、画像の内容を音声で理解することができます。
PowerPointでの代替テキストの設定方法
では、実際にPowerPointで代替テキストを設定する方法を見ていきましょう。
- まず、PowerPointのスライドに挿入した画像をクリックして選択します。
- 次に、画像の上で右クリックし、表示されるメニューから「代替テキストの編集」を選択します。
- 右側に「代替テキスト」ウィンドウが表示されますので、ここに画像の内容を簡潔に説明する文章を入力します。
- 入力が完了したら、ウィンドウを閉じて設定完了です。
例えば、家族写真の場合、「家族全員がリビングで笑顔で座っている様子」といった具体的な説明が適切です。
PDF変換時の注意点
PowerPointのプレゼンテーションをPDFに変換する際、代替テキストが意図せず表示されることがあります。これは、PDFの設定によるものです。以下の手順で対処できます。
- PowerPointで「ファイル」メニューから「エクスポート」を選択し、「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリックします。
- 「オプション」ボタンをクリックし、表示されるウィンドウで「アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ」のチェックを外します。
- 「OK」をクリックして設定を保存し、PDFを作成します。
この設定を行うことで、PDF上で代替テキストが不要に表示されるのを防ぐことができます。
代替テキストの一括削除方法
既に設定された代替テキストを一括で削除したい場合、以下の方法があります。
- PowerPointのリボンから「開発」タブを選択し、「マクロ」をクリックします。
- 新しいマクロを作成し、以下のコードを入力します。
vba
Sub DeleteAllAltText()
Dim sld As Slide
Dim shp As Shape
For Each sld In ActivePresentation.Slides
For Each shp In sld.Shapes
shp.AlternativeText = ""
Next shp
Next sld
MsgBox "すべての代替テキストを削除しました。"
End Sub
- マクロを実行すると、プレゼンテーション内のすべての代替テキストが削除されます。
よくある質問や疑問
Q1: 代替テキストは必ず設定しなければなりませんか？
いいえ、装飾目的の画像など、内容を伝える必要がない場合は設定しなくても問題ありません。ただし、情報を伝える重要な画像には設定をおすすめします。
Q2: 代替テキストを設定するとファイルサイズが大きくなりますか？
代替テキストはテキスト情報なので、ファイルサイズへの影響はほとんどありません。安心して設定してください。
Q3: PDF変換時に代替テキストが表示されるのを防ぐ方法はありますか？
はい、PDF作成時のオプション設定で「アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ」のチェックを外すことで防ぐことができます。
まとめ
今回は、PowerPointでの代替テキストの設定方法と、PDF変換時の注意点についてお話ししました。これらを適切に設定することで、より多くの人にとって使いやすい資料を作成することができます。もし、他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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