PowerPointでの代替テキスト設定とPDF変換時の注意点

皆さん、こんにちは！今日は、PowerPointでの代替テキストの設定方法と、PDFに変換する際の注意点についてお話しします。特に、パソコンやスマホにあまり詳しくない方でも理解できるよう、わかりやすく説明していきますね。

代替テキストとは？
PowerPointでの代替テキストの設定方法
PDF変換時の注意点
代替テキストの一括削除方法
よくある質問や疑問
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
まとめ

代替テキストとは？

PowerPointのイメージ

まず、代替テキストとは何かをご説明します。これは、画像や図形などの視覚的な要素に対して、その内容をテキストで説明するものです。例えば、視覚に障がいのある方がスクリーンリーダーというソフトを使って文書を読む際、この代替テキストがあると、画像の内容を音声で理解することができます。

PowerPointでの代替テキストの設定方法

では、実際にPowerPointで代替テキストを設定する方法を見ていきましょう。

まず、PowerPointのスライドに挿入した画像をクリックして選択します。
次に、画像の上で右クリックし、表示されるメニューから「代替テキストの編集」を選択します。
右側に「代替テキスト」ウィンドウが表示されますので、ここに画像の内容を簡潔に説明する文章を入力します。
入力が完了したら、ウィンドウを閉じて設定完了です。

例えば、家族写真の場合、「家族全員がリビングで笑顔で座っている様子」といった具体的な説明が適切です。

PDF変換時の注意点

PowerPointのプレゼンテーションをPDFに変換する際、代替テキストが意図せず表示されることがあります。これは、PDFの設定によるものです。以下の手順で対処できます。

PowerPointで「ファイル」メニューから「エクスポート」を選択し、「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリックします。
「オプション」ボタンをクリックし、表示されるウィンドウで「アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ」のチェックを外します。
「OK」をクリックして設定を保存し、PDFを作成します。

この設定を行うことで、PDF上で代替テキストが不要に表示されるのを防ぐことができます。

代替テキストの一括削除方法

既に設定された代替テキストを一括で削除したい場合、以下の方法があります。

PowerPointのリボンから「開発」タブを選択し、「マクロ」をクリックします。
新しいマクロを作成し、以下のコードを入力します。

vba

Sub DeleteAllAltText()

    Dim sld As Slide

    Dim shp As Shape

    For Each sld In ActivePresentation.Slides

        For Each shp In sld.Shapes

            shp.AlternativeText = ""

        Next shp

    Next sld

    MsgBox "すべての代替テキストを削除しました。"

End Sub