Outlookで添付ファイルを圧縮・展開する方法｜初心者でもわかる手順と注意点

メールでファイルを送るとき、サイズが大きすぎて送れなかったり、送信できても相手が開けなかったりすることがありますよね。そんなときに役立つのが「ファイルの圧縮」と「展開」の方法です。今回は、Outlookを使っている方向けに、初心者でもわかりやすく解説します。

ファイルを圧縮して送る理由と方法

Outlookのイメージ

なぜファイルを圧縮するのか

メールで送れるファイルのサイズには制限があります。たとえば、Outlook.comでは一通のメールに添付できるファイルサイズの上限は20MBまでとなっています。これを超えると、送信できないことがあります。そこで、ファイルを圧縮することで、サイズを小さくし、送信できるようにします。

圧縮の方法

Windowsでは、標準でファイルを圧縮する機能が備わっています。手順は以下の通りです。

これで、ファイルが圧縮され、サイズが小さくなります。

圧縮したファイルをOutlookで送る方法

圧縮した.zipファイルをOutlookで送る手順は以下の通りです。

これで、圧縮したファイルを相手に送ることができます。

受け取った圧縮ファイルを展開する方法

相手から送られてきた.zipファイルを開くには、以下の手順で展開します。

これで、圧縮されていたファイルを展開して中身を確認できます。

注意点とよくある質問

圧縮しても送れない場合はどうすればよいか

圧縮してもファイルサイズが大きすぎて送れない場合は、クラウドストレージサービスを利用する方法があります。たとえば、OneDriveやDropboxにファイルをアップロードし、その共有リンクをメールで送ることで、大きなファイルも簡単に共有できます。

受け取った.zipファイルが開けない場合の対処法

受け取った.zipファイルが開けない場合、まずはファイルが破損していないか確認してください。破損している場合は、再度送信してもらう必要があります。また、使用しているPCに圧縮ファイルを解凍するソフトがインストールされているか確認し、必要に応じてインストールしてください。

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まとめ

Outlookでファイルを送る際、圧縮することでサイズを小さくし、送信や受信がスムーズになります。受け取ったファイルを展開することで、中身を確認できます。これらの方法を活用して、快適なメールライフを送りましょう。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。