Outlookでメールを自動送信する方法【初心者向け解決ガイド】

皆さん、こんにちは！今日は、Outlookを使ってメールを自動送信する方法についてお話しします。パソコンやスマホの操作がちょっと苦手な方でも大丈夫。わかりやすく説明していきますので、一緒にやってみましょう。

Outlookでメールの送信予約をする方法

Outlookのイメージ

まず、Outlookには、メールをあらかじめ作成し、指定した日時に自動的に送信する「送信予約」という便利な機能があります。これを使えば、深夜や早朝にメールを作成しても、相手の業務時間に合わせて送信することができます。では、その手順を見ていきましょう。

これで、指定した日時にメールが自動的に送信されます。ただし、注意点として、送信予定の日時にOutlookが起動している必要があります。パソコンの電源が切れていたり、スリープモードになっていると送信されませんので、ご注意ください。

Outlookで自動返信を設定する方法

次に、Outlookには、不在時などに自動的に返信を送る「自動応答」機能もあります。これを使えば、休暇中や出張中でも、メールを受け取った相手に自動で返信を送ることができます。設定方法は以下の通りです。

これで、自動応答の設定が完了です。期間を設定しておけば、その期間中のみ自動返信が送信されます。

Outlookのオートコンプリート機能を活用する

メールを作成する際、宛先の入力が手間に感じることはありませんか？そんな時に便利なのが、Outlookの「オートコンプリート」機能です。これは、過去にメールを送った相手のアドレスを自動的に補完してくれる機能です。例えば、宛先欄に相手の名前の一部を入力すると、候補が表示され、簡単に選択できます。

この機能を有効にするには、以下の手順を行います。

これで、オートコンプリート機能が有効になります。メール作成時の宛先入力がスムーズになりますので、ぜひ活用してみてください。

よくある質問や疑問

Q1: 送信予約をしたメールをキャンセルしたい場合はどうすればいいですか？

送信予約をしたメールは、送信トレイに保存されています。送信予定の日時までに送信トレイから該当のメールを削除すれば、送信をキャンセルすることができます。

Q2: 自動応答の設定を解除するにはどうすればいいですか？

自動応答を解除するには、再度「自動応答」の設定画面を開き、「自動応答を送信しない」にチェックを入れて「OK」をクリックすれば、解除されます。

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まとめ

Outlookの「送信予約」や「自動応答」、「オートコンプリート」などの機能を活用することで、メールの送受信がより便利になります。最初は少し戸惑うかもしれませんが、慣れてくるととても便利ですので、ぜひ試してみてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。