Outlookで在席状況を表示する方法【初心者向け解決ガイド】

皆さん、こんにちは。今日は、Outlookで同僚や連絡先の在席状況を確認する方法についてお話しします。これを知っておくと、相手が今連絡可能かどうかが一目でわかり、コミュニケーションがスムーズになりますよ。

Outlookでの在席状況表示とは？

Outlookのイメージ

まず、Outlookでの在席状況表示についてご説明します。これは、メールの宛先や連絡先の名前の横に表示される小さなアイコンで、相手の現在の状態を示しています。例えば

これらのアイコンを「プレゼンス」と呼びます。プレゼンス情報を活用することで、相手が今連絡を取れる状態かどうかを簡単に確認できます。

Outlookで在席状況を表示する方法

それでは、Outlookで在席状況を表示するための設定方法をご紹介します。以下の手順に従ってください。

これで、Outlook内で連絡先の在席状況が表示されるようになります。

在席状況が表示されない場合の対処法

もし、上記の設定を行っても在席状況が表示されない場合、以下の点を確認してみてください。

• Microsoft Teamsがインストールされ、起動しているか確認するOutlookの在席状況表示は、Microsoft Teamsと連携しています。Teamsがインストールされていない、または起動していないと、プレゼンス情報が表示されないことがあります。
• Teamsが既定のインスタントメッセージングアプリとして設定されているか確認するレジストリ設定で、Teamsが既定のIMアプリとして登録されているか確認します。具体的な手順は少し専門的になりますので、不安な方はIT担当者にご相談ください。
• TeamsのサインインアドレスとOutlookのメールアドレスが一致しているか確認するこれらが一致していないと、在席状況が正しく表示されないことがあります。

これらの確認を行っても解決しない場合は、Microsoftのサポートページを参照するか、ITサポートにお問い合わせください。

よくある質問や疑問

Q1: 在席状況を手動で変更することはできますか？

はい、できます。Microsoft TeamsやSkype for Businessなどのプレゼンス情報を提供するアプリケーション内で、自分の状態を手動で設定することが可能です。例えば、「取り込み中」や「応答不可」などに設定できます。

Q2: 在席状況が常に「状態不明」と表示されるのはなぜですか？

これは、Outlookがプレゼンス情報を取得できていない場合に発生します。前述の確認事項（Teamsのインストール状況やサインイン状態など）を再度確認してみてください。

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まとめ

Outlookでの在席状況表示は、日々のコミュニケーションを円滑にするための便利な機能です。適切に設定し、活用することで、相手の状況を把握しやすくなります。もし設定や表示に問題がある場合は、今回ご紹介した対処法を試してみてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。