皆さん、こんにちは！今日は、Outlookを使って休暇中に自動で返信を送る方法をご紹介します。これを設定しておけば、休暇中でもメールの送信者に自動で返信が届くので安心です。
Outlookで自動返信を設定する手順
まずは、Outlookアプリでの設定方法を見ていきましょう。
- Outlookを開き、画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
- 表示されたメニューから「自動応答（不在）」を選択します。
- 「自動応答を送信する」を選び、必要に応じて期間を設定します。
- 自動返信のメッセージを入力します。社内向けと社外向けで別々のメッセージを設定することも可能です。
- 設定が完了したら、「OK」をクリックして終了です。
これで、設定した期間中にメールを受け取ると、自動で返信が送信されます。
Outlook on the webでの自動返信設定方法
次に、Outlook on the web（ブラウザ版）での設定方法をご紹介します。
- Outlook on the webにサインインし、画面右上の「設定」アイコンをクリックします。
- 表示されたメニューから「メール」を選び、左側のメニューから「自動応答」をクリックします。
- 「自動応答を送信する」を選択し、必要に応じて期間を設定します。
- 自動返信のメッセージを入力します。組織内と組織外で別々のメッセージを設定することも可能です。
- 設定が完了したら、「保存」をクリックして終了です。
これで、Outlook on the webでも自動返信が設定されました。
自動返信メッセージの例文
自動返信のメッセージは、受け取った相手に状況を伝える大切なものです。以下に例文をご紹介しますので、参考にしてください。
例えば件名を「不在のお知らせ」として、本文を下記のように設定するといいんじゃないでしょうか。
※このメールは自動返信です。
お世話になっております。
○○株式会社の△△です。
ただいま、○月○日から○月○日まで休暇をいただいております。
この間にいただいたメールへの返信は、○月○日以降となります。
お急ぎの方は、弊社代表番号（000-0000-0000）までご連絡ください。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
このように、休暇期間や緊急連絡先を明記しておくと、相手に安心感を与えることができます。
よくある質問や疑問
自動返信を設定したのに、相手に届いていないようです。なぜでしょうか？
自動返信が届かない場合、以下の点を確認してみてください。
- 自動返信の設定が正しく完了しているか。
- 設定した期間が正しいか。
- 相手のメールアドレスが正しいか。
- 迷惑メールフォルダに振り分けられていないか。
これらを確認しても解決しない場合は、IT部門やサポートに問い合わせてみてください。
休暇中でも特定の人には自動返信を送りたくない場合、どうすればいいですか？
その場合、Outlookの「仕分けルール」を活用することで、特定の条件に合致するメールに対してのみ自動返信を設定することが可能です。設定方法は以下の通りです。
- Outlookの「ホーム」タブで「仕分けルール」をクリックし、「仕分けルールと通知の管理」を選択します。
- 「新しい仕分けルール」をクリックし、条件やアクションを設定します。
- 特定の人からのメールに対しては自動返信を行わないように設定することで、対応が可能です。
まとめ
Outlookの自動返信機能を活用することで、休暇中でもスムーズにコミュニケーションを取ることができます。設定は簡単なので、ぜひ試してみてください。これで、休暇中も安心して過ごせますね！
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