皆さん、こんにちは。パソコンやスマートフォンの操作でお困りの方々に向けて、今日はOutlookでWord文書をメールに貼り付ける方法をご紹介します。特に、45歳以上の方々で、「パソコンやスマホの操作がちょっと苦手…」と感じている方に、わかりやすくお伝えしますね。
はじめにWord文書をメールで送る必要性
Outlookのイメージ
例えば、町内会の会議資料やお子さんの学校行事の案内など、Wordで作成した文書をメールで送る場面が増えていますよね。でも、「どうやってメールに貼り付けるの？」と戸惑うこともあるかと思います。
方法1Word文書をメール本文に直接貼り付ける
まず、Word文書の内容をそのままメールの本文に貼り付ける方法をご紹介します。
手順
- Wordで該当の文書を開きます。
- キーボードの「Ctrl」キーと「A」キーを同時に押して、全ての内容を選択します。
- 次に、「Ctrl」キーと「C」キーを同時に押して、選択した内容をコピーします。
- Outlookを開き、新しいメール作成画面を表示します。
- メール本文の部分をクリックし、「Ctrl」キーと「V」キーを同時に押して、先ほどコピーした内容を貼り付けます。
これで、Wordの内容がメール本文に反映されます。
注意点
- 書式やレイアウトが崩れる可能性があります。
- 受信者のメールソフトによっては、表示が異なる場合があります。
方法2Word文書をファイルとしてメールに添付する
次に、Word文書をファイルとしてメールに添付する方法をご紹介します。
手順
- Word文書を保存します。保存場所を覚えておいてください。
- Outlookを開き、新しいメール作成画面を表示します。
- 「メッセージ」タブの「ファイルの添付」ボタンをクリックします。
- 表示されたウィンドウで、先ほど保存したWord文書を選択し、「挿入」ボタンをクリックします。
- 宛先や件名、本文を入力し、「送信」ボタンをクリックしてメールを送信します。
メリット
- 書式やレイアウトが崩れず、受信者に正確に内容を伝えられます。
- 受信者がファイルとして保存しやすいです。
よくある質問や疑問
Q1メールに貼り付けた内容の書式が崩れてしまいます。どうすれば良いですか？
A1メール本文に直接貼り付けると、書式が崩れることがあります。その場合は、文書をファイルとして添付する方法をおすすめします。
Q2添付ファイルのサイズが大きすぎて送信できません。どうすれば良いですか？
A2ファイルサイズが大きい場合は、ファイルを圧縮するか、オンラインストレージサービスを利用してリンクを共有する方法があります。
まとめ
OutlookでWord文書をメールに貼り付ける方法は、直接本文に貼り付ける方法と、ファイルとして添付する方法の2つがあります。状況に応じて使い分けることで、よりスムーズに情報を伝えることができます。もし他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
コメント