皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使っている方にとって、とても便利な「連絡先グループ」の作成方法をご紹介します。これをマスターすれば、複数の人に同じメールを送る際の手間がぐっと減りますよ。
連絡先グループとは？
Outlookのイメージ
まず、「連絡先グループ」とは何かをご説明します。これは、複数の連絡先を一つのグループとしてまとめる機能です。例えば、プロジェクトチームのメンバーや家族、友人などを一つのグループにまとめておけば、そのグループ名を指定するだけで、全員に同じメールを一斉に送信することができます。これにより、一人ひとりのアドレスを入力する手間が省け、ミスも減らせます。
Outlookでの連絡先グループの作成方法
では、実際にOutlookで連絡先グループを作成する手順を見ていきましょう。
- Outlookを開き、画面左下の「連絡先」アイコンをクリックします。
- 上部の「ホーム」タブにある「新しい連絡先グループ」をクリックします。
- 表示されたウィンドウの「名前」欄に、グループの名前を入力します。例えば、「プロジェクトAチーム」などとします。
- 次に、「メンバーの追加」をクリックし、「Outlookの連絡先から」を選択します。
- 連絡先一覧が表示されるので、グループに追加したいメンバーを選び、「メンバー」ボタンをクリックします。複数選択する場合は、Ctrlキーを押しながらクリックすると便利です。
- 全てのメンバーを追加し終えたら、「OK」をクリックします。
- 最後に、「保存して閉じる」をクリックすれば、連絡先グループの作成は完了です。
これで、作成したグループ名を宛先に指定するだけで、グループ内の全員にメールを送ることができます。
連絡先グループの編集や削除方法
「連絡先グループ」を作成した後で、メンバーを追加・削除したり、グループ自体を削除したりする方法も覚えておきましょう。
メンバーの追加・削除
- Outlookで「連絡先」を開き、編集したいグループをダブルクリックして開きます。
- メンバーを追加する場合は、「メンバーの追加」をクリックし、先ほどと同じ手順で新しいメンバーを追加します。
- メンバーを削除する場合は、一覧から削除したいメンバーを選択し、「メンバーの削除」をクリックします。
- 編集が終わったら、「保存して閉じる」をクリックして完了です。
グループの削除
- 「連絡先」から削除したいグループを右クリックし、「削除」を選択します。
- 確認メッセージが表示されたら、「はい」をクリックして削除を完了します。
連絡先グループを使ったメールの一斉送信方法
作成した連絡先グループを使って、実際にメールを一斉送信する方法をご紹介します。
- Outlookで新しいメールを作成します。
- 「宛先」欄に、先ほど作成した連絡先グループの名前を入力します。入力中に候補が表示されるので、該当するグループを選択します。
- 件名と本文を入力し、「送信」をクリックすれば、グループ内の全員にメールが送信されます。
よくある質問や疑問
Q1: 連絡先グループに外部の人を追加できますか？
はい、Outlookの連絡先に登録されている方であれば、社外の方でも連絡先グループに追加することが可能です。
Q2: 連絡先グループのメンバー数に上限はありますか？
Outlookのバージョンや組織の設定によりますが、一般的には連絡先グループのメンバー数には上限があります。大量のメンバーを追加する場合は、複数のグループに分けるなどの工夫が必要です。
まとめ
連絡先グループを活用することで、複数の人へのメール送信が格段に効率化されます。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば、その後の作業がとてもスムーズになります。ぜひ試してみてくださいね。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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