Outlookで特定のドメインからのメールを自動振り分けする方法

皆さん、こんにちは。突然ですが、毎日たくさんのメールが届いて、整理が大変だと感じたことはありませんか？特に、特定の会社や団体からのメールを一箇所にまとめられたら便利ですよね。今日は、Outlookで特定のドメインからのメールを自動的に振り分ける方法をご紹介します。これをマスターすれば、メール整理がぐっと楽になりますよ。

1. ドメインとは何か？

Outlookのイメージ

まず、「ドメイン」という言葉を聞いたことがありますか？メールアドレスには「@」マークがありますが、その後ろの部分がドメインと呼ばれます。例えば、「example@company.com」の「company.com」がそれに当たります。つまり、特定のドメインを指定することで、そのドメインを持つ全てのメールアドレスからのメールをまとめて管理できるんです。

2. フォルダーを作成してメールを整理する

では、実際にOutlookで特定のドメインからのメールを自動的に振り分ける方法を見ていきましょう。まずは、振り分け先となるフォルダーを作成します。

例えば、「取引先メール」というフォルダーを作成すれば、取引先からのメールをここにまとめることができます。

3. 仕分けルールを作成して自動振り分けを設定する

次に、特定のドメインからのメールを自動的に先ほど作成したフォルダーに振り分けるための「仕分けルール」を設定します。

これで、指定したドメインからのメールが自動的に特定のフォルダーに振り分けられるようになります。

4. 仕分けルールの編集や削除方法

設定した仕分けルールを後から変更したり削除したりすることも可能です。

これで、ルールの管理が簡単に行えます。

5. よくある質問や疑問

Q1. 複数のドメインを一つのフォルダーに振り分けることはできますか？

はい、可能です。仕分けルールの設定時に、「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」に複数のドメインを追加することで、複数のドメインからのメールを一つのフォルダーに振り分けることができます。

Q2. 特定のキーワードを含むメールも振り分けたいのですが、どうすればいいですか？

仕分けルールの設定時に、「件名または本文に特定の文字が含まれる場合」を選択し、キーワードを指定することで、そのキーワードを含むメールを特定のフォルダーに振り分けることができます。

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まとめ

いかがでしたか？Outlookの仕分けルールを活用することで、特定のドメインからのメールを自動的に振り分け、メール整理の手間を大幅に減らすことができます。ぜひ試してみてくださいね。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。