皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使っている方にとってとても便利な機能、「ルールを使ったメールの自動振り分け」についてお話しします。特に、「または（OR）」条件を使って、複数の条件に合致するメールを自動的に整理する方法をご紹介します。これをマスターすれば、日々のメール管理がぐっと楽になりますよ。
Outlookのルール機能とは？
Outlookのイメージ
まず、Outlookのルール機能について簡単に説明します。これは、特定の条件に合致するメールを自動的に指定したフォルダーに移動したり、特定のタグを付けたりすることができる機能です。例えば、特定の差出人からのメールや、件名に特定のキーワードが含まれるメールを自動的に振り分けることができます。
「または（OR）」条件を使ったルールの作成方法
では、実際に「または（OR）」条件を使ってルールを作成する方法を見ていきましょう。
1. Outlookを開き、ルールの管理画面を表示する
まず、Outlookを開きます。次に、上部のメニューから「ファイル」をクリックし、「仕分けルールと通知の管理」を選択します。
2. 新しいルールを作成する
「仕分けルールと通知」のウィンドウが開いたら、「新しい仕分けルール」をクリックします。
3. ルールの条件を設定する
「自動仕分けウィザード」が表示されます。ここで、「メッセージヘッダーに特定の文字が含まれる場合」にチェックを入れます。次に、下部の「ステップ2」で「特定の文字」をクリックし、条件とするキーワードを入力します。例えば、「件名に ‘お知らせ’ または ‘通知’ が含まれる場合」としたい場合、それぞれのキーワードを入力し、「追加」をクリックします。これにより、これらのキーワードのいずれかが含まれるメールが対象となります。
4. メールの処理方法を設定する
次に、これらの条件に合致するメールをどのように処理するかを設定します。例えば、特定のフォルダーに移動したい場合は、「指定フォルダーへ移動する」にチェックを入れ、「指定」をクリックして移動先のフォルダーを選択します。
5. ルールの完了
最後に、ルールに名前を付け、「完了」をクリックします。これで、設定した条件に合致するメールが自動的に指定したフォルダーに振り分けられるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: 複数の条件を設定すると、すべての条件を満たすメールだけが振り分けられるのですか？
いいえ、複数の条件を設定した場合、Outlookではデフォルトで「AND」条件として扱われ、すべての条件を満たすメールが対象となります。ただし、今回ご紹介した方法のように、「メッセージヘッダーに特定の文字が含まれる場合」を利用してキーワードを追加すると、「OR」条件として動作し、いずれかの条件を満たすメールが振り分けられます。
Q2: ルールを設定したのに、メールが正しく振り分けられません。なぜですか？
いくつかの原因が考えられます。例えば、設定した条件が正しくない、または条件が厳しすぎる場合、メールが振り分けられないことがあります。また、ルールの順序や他のルールとの競合が原因で、期待した動作にならないこともあります。ルールの設定や順序を再確認してみてください。
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まとめ
Outlookのルール機能を活用することで、メールの整理が格段に楽になります。特に、「または（OR）」条件を使ったルール設定をマスターすれば、複数の条件に合致するメールを効率的に振り分けることができます。ぜひ試してみてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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