皆さん、こんにちは。今日は、Outlookの予約送信機能についてお話しします。この機能を使えば、メールを指定した日時に自動的に送信できるんです。「そんなことができるの？」と思った方もいらっしゃるかもしれませんね。でも、ご安心ください。これから、その方法をわかりやすくご説明します。
Outlookの予約送信とは？
Outlookのイメージ
まず、予約送信とは何かをお伝えします。これは、メールを作成した後、すぐに送信するのではなく、指定した日時に送信するよう設定する機能です。例えば、深夜にメールを作成したけれど、相手の業務時間に合わせて朝に送信したい、そんなときに便利です。
Outlookでの予約送信の手順
では、具体的な手順を見ていきましょう。ここでは、デスクトップ版OutlookとWeb版Outlookの両方の方法をご紹介します。
デスクトップ版Outlookの場合
1. Outlookを開き、「新しいメール」をクリックしてメール作成画面を開きます。
2. 宛先、件名、本文を入力します。
3. 上部の「オプション」タブをクリックし、その中の「配信タイミング」を選択します。
4. 表示されたウィンドウで、「指定日時以降に配信」にチェックを入れ、希望の日時を設定します。
5. 「閉じる」をクリックし、通常通り「送信」ボタンを押します。
これで、指定した日時にメールが送信されます。
Web版Outlookの場合
1. WebブラウザでOutlookにサインインし、「新しいメッセージ」をクリックします。
2. 宛先、件名、本文を入力します。
3. 「送信」ボタンの横にある下向き矢印をクリックし、「送信のスケジュール」を選択します。
4. 表示されたオプションから希望の日時を選択し、「送信」をクリックします。
これで、指定した日時にメールが送信されます。
予約送信の活用例
この機能、どんな場面で役立つのでしょうか？例えば
– 深夜に作成したメールを翌朝に送信夜遅くにメールを作成しても、相手の業務開始時間に合わせて送信できます。
– 重要な連絡を忘れずに送信会議のリマインダーや締め切り前の通知を事前に準備し、適切なタイミングで送信できます。
– 海外の取引先への連絡時差を考慮して、相手の業務時間に合わせてメールを送信できます。
予約送信を利用する際の注意点
便利な機能ですが、注意すべき点もあります。
– Outlookを起動しておく必要があるデスクトップ版Outlookの場合、予約送信を行う際には、Outlookを起動しておく必要があります。
– 送信トレイの確認予約送信したメールは、指定した日時まで「送信トレイ」に保存されます。万が一、送信を取り消したい場合は、ここから操作が可能です。
よくある質問や疑問
Q1: 予約送信したメールを編集したい場合はどうすればいいですか？
デスクトップ版Outlookの場合、「送信トレイ」内の該当メールを開き、内容を編集後、再度送信ボタンを押してください。Web版Outlookの場合は、「下書き」フォルダ内の該当メールを編集できます。
Q2: スマートフォンのOutlookアプリでも予約送信は可能ですか？
はい、可能です。メール作成画面で「･･･」メニューをタップし、「送信スケジュールの設定」を選択して日時を指定してください。
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まとめ
Outlookの予約送信機能を活用すれば、メールの送信タイミングを自在にコントロールできます。これにより、相手への配慮や業務の効率化が図れます。ぜひ、この便利な機能を活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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