Outlookでフォルダーを作成してメールを整理する方法

2025.03.162026.01.27

皆さん、こんにちは。今日は、Outlookでフォルダーを作成して、メールを効率的に整理する方法をご紹介します。メールが増えると、必要な情報を見つけるのが大変ですよね。でも、フォルダーを上手に使えば、そんな悩みも解消できますよ。

フォルダーを作成するメリット

Outlookのイメージ

まず、フォルダーを作成することで、以下のようなメリットがあります。

ここがポイント！

例えば、特定の顧客やプロジェクトごとにフォルダーを作成すると、その関連のメールをまとめて管理できます。これにより、過去のやり取りを簡単に振り返ることができます。

それでは、実際にOutlookでフォルダーを作成する手順を見ていきましょう。

これで、新しいフォルダーが作成されました。例えば、「プロジェクトA」というフォルダーを作成すれば、そのプロジェクトに関するメールをすべてそこにまとめることができます。

作成したフォルダーにメールを移動する方法も確認しておきましょう。

また、右クリックメニューから「移動」を選択し、目的のフォルダーを指定することも可能です。

さらに、特定の条件に合ったメールを自動的に指定のフォルダーに振り分ける設定もできます。これにより、手動での整理の手間を省くことができます。

仕分け設定したい受信メールを右クリックし、メニューから「ルール」を選択し、「仕分けルールの作成」をクリックします。
「次の条件に一致する電子メールを受信したとき」の下に、チェックボックス付きの項目が3つ表示されます。設定したいルールの内容に応じて、必要な項目にチェックを入れます。
「アイテムをフォルダーに移動する」にチェックを入れ、「フォルダーの選択」をクリックし、メールを振り分けたいフォルダを選んだら、「OK」ボタンを押します。
仕分けルールの作成画面に戻り、先ほど選択したフォルダ名が表示されているかを確認し、問題なければ「OK」ボタンを押します。

これで、指定した条件に合致するメールが自動的に選択したフォルダーに振り分けられるようになります。

フォルダーを削除すると、その中に含まれるすべてのメールも一緒に削除されます。削除する際は、必要なメールが含まれていないか確認することをおすすめします。

はい、フォルダーの名前は後から変更できます。該当のフォルダーを右クリックし、「フォルダー名の変更」を選択して、新しい名前を入力してください。

Outlookでフォルダーを作成し、メールを整理することで、日々の業務効率が格段に向上します。ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。