皆さん、こんにちは！今日は、Outlookの配信タイミング、つまりメールの送信予約機能についてお話しします。これを使いこなせば、メールの送信時間を自由にコントロールでき、仕事やプライベートでとても便利ですよ。
Outlookの配信タイミングとは？
Outlookのイメージ
まず、配信タイミングとは何でしょうか？簡単に言うと、メールをあらかじめ作成しておき、指定した日時に自動で送信する機能のことです。例えば、深夜にメールを作成しても、相手の業務時間に合わせて送信することができます。これで、相手に配慮しつつ、送信忘れも防げますね。
Outlookでの送信予約の方法
では、具体的にOutlookでどのように送信予約を設定するのか、見ていきましょう。
デスクトップ版Outlookの場合
1. 新しいメールを作成します。
2. 上部の「オプション」タブをクリックします。
3. 右端にある「…」をクリックし、「配信タイミング」を選択します。
4. 「指定日時以降に配信」にチェックを入れ、送信したい日時を設定します。
5. 設定が完了したら、「閉じる」をクリックし、通常通り「送信」ボタンを押します。
これで、指定した日時にメールが自動的に送信されます。
Web版Outlookの場合
1. 新しいメールを作成します。
2. 「送信」ボタンの右側にある下向き矢印をクリックし、「送信のスケジュール」を選択します。
3. 表示されたウィンドウで、希望の送信日時を設定します。
4. 設定が完了したら、「送信」ボタンをクリックします。
これで、指定した日時にメールが送信されます。
送信予約を活用するメリット
送信予約機能を使うことで、以下のようなメリットがあります。
- 深夜や早朝にメールを作成しても、相手の業務時間に合わせて送信できるため、相手に配慮できます。
- 送信忘れを防ぐことができます。例えば、重要な連絡を事前に準備しておけば、確実に送信されます。
- 定期的な連絡やリマインドを自動化できます。例えば、毎週の会議資料送付などを予約しておけば、手間が省けます。
送信予約を利用する際の注意点
便利な送信予約機能ですが、利用する際には以下の点に注意が必要です。
- Outlookが起動していないと、予約したメールが送信されません。送信予定の時間には、パソコンの電源を入れ、Outlookを起動しておく必要があります。
- 大量のメールを同時に予約送信すると、サーバーに負荷がかかり、送信が遅れる可能性があります。重要なメールは、余裕を持って予約するか、手動で送信することをおすすめします。
- 予約送信したメールを確認・編集したい場合は、送信トレイ内の該当メールを開き、内容を変更できます。送信時間の変更も可能です。
よくある質問や疑問
Q1: 予約送信したことは相手に分かりますか？
いいえ、相手には通常のメールと同じように届くため、予約送信したことは分かりません。
Q2: 予約送信をキャンセルしたい場合はどうすればいいですか？
送信トレイ内の該当メールを開き、「配信タイミング」の設定を解除するか、送信トレイから削除することでキャンセルできます。
まとめ
Outlookの配信タイミング機能を活用することで、メールの送信時間を自在にコントロールできます。相手への配慮や自身の業務効率化に役立ててください。もし他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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