皆さん、こんにちは！今日は、Outlookを使っていて「連絡先が重複して困っている」という方に向けて、その原因と解決方法をわかりやすくお伝えします。
初心者の方でも安心して進められるよう、ステップバイステップで説明しますので、ぜひ最後までご覧ください。
なぜOutlookで連絡先が重複するの？
まず、どうして連絡先が重複してしまうのか、その主な原因を見てみましょう。
ここがポイント！
- 複数のデバイスやサービスとの同期：スマートフォンやタブレット、他のメールサービスとOutlookを同期すると、同じ連絡先が複数登録されることがあります。
- 連絡先のインポート時のミス：他のアプリやサービスから連絡先をインポートする際、重複して登録されることがあります。
- 手動での登録ミス：同じ人を別々に登録してしまうことも原因の一つです。
Outlookで重複した連絡先を削除する方法
では、具体的に重複した連絡先を削除する方法を見ていきましょう。ここでは、手動での削除方法と、自動的に重複を検出・削除する方法をご紹介します。
手動で重複した連絡先を削除する
- Outlookを開く：まず、パソコンでOutlookを起動します。
- 連絡先を表示：画面下部の「人」アイコンをクリックして、連絡先を表示します。
- 表示方法の変更：「表示」タブをクリックし、「ビューの変更」から「電話」を選択します。これで連絡先が一覧表示され、重複を見つけやすくなります。
- 連絡先の並べ替え：「フルネーム」や「姓」の列をクリックして、名前順に並べ替えます。
- 重複した連絡先を選択：重複している連絡先を見つけ、「Ctrl」キーを押しながらクリックして選択します。
- 削除：選択が完了したら、「Delete」キーを押して削除します。
この方法は、連絡先の数が少ない場合や、特定の重複を手動で確認・削除したい場合に適しています。
エクスポートとインポートを利用して重複を削除する
連絡先が多い場合や、手動での削除が難しい場合は、エクスポートとインポートの機能を利用して重複を削除する方法があります。
- 新しいフォルダの作成：
連絡先ビューで、右クリックして「新しいフォルダー」を作成します。
適当な名前を付けて保存します。 - 連絡先のコピー：
元の連絡先フォルダに戻り、すべての連絡先を選択します。
先ほど作成した新しいフォルダにコピーします。 - 連絡先のエクスポート：
「ファイル」タブをクリックし、「開く/エクスポート」から「インポート/エクスポート」を選択します。
「ファイルにエクスポート」を選び、「カンマ区切り値（CSV）」を選択します。
先ほど作成したフォルダを選択し、適当な場所に保存します。 - 連絡先のインポート：
再度「インポート/エクスポート」ウィザードを開き、「他のプログラムやファイルからインポート」を選択します。
保存したCSVファイルを選択し、「重複するアイテムを作成しない」を選びます。
デフォルトの連絡先フォルダを選択して、インポートを完了します。
この方法により、重複した連絡先を自動的に検出し、削除することができます。
よくある質問や疑問
Q1: 重複した連絡先を自動的に削除するツールはありますか？
はい、Outlookには重複した連絡先を自動的に検出・削除する機能はありませんが、サードパーティ製のツールを利用することで可能です。ただし、これらのツールを使用する際は、事前に連絡先のバックアップを取ることをお勧めします。
Q2: スマートフォンと同期すると連絡先が重複します。どうすれば防げますか？
スマートフォンとOutlookを同期する際、同じ連絡先が複数回登録されることがあります。これを防ぐためには、同期設定を見直し、必要に応じて重複を手動で削除することが必要です。
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