Outlookでのメール送信予約方法【初心者向け解決ガイド】

皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使っている方にとって、とても便利な機能であるメールの送信予約についてお話しします。これをマスターすれば、深夜や早朝にメールを作成しても、相手の都合の良い時間に自動的に送信できますよ。

Outlookでの送信予約の方法

Outlookのイメージ

まずは、Outlookでメールの送信予約をする方法を見ていきましょう。デスクトップ版とWeb版で手順が少し異なりますので、それぞれご紹介します。

デスクトップ版Outlookの場合

1. 新しいメールを作成するOutlookを開き、「新しいメール」をクリックします。
2. メールの内容を入力する宛先、件名、本文を入力します。
3. 送信日時を設定する
– 上部の「オプション」タブをクリックします。
– 「配信タイミング」を選択します。
– 表示されたウィンドウで「指定日時以降に配信」にチェックを入れ、希望の日時を設定します。
4. メールを送信する設定が完了したら、「閉じる」をクリックし、通常通り「送信」ボタンを押します。メールは指定した日時まで「送信トレイ」に保管され、その後自動的に送信されます。

Web版Outlookの場合

1. 新しいメールを作成するブラウザでOutlookにアクセスし、「新しいメッセージ」をクリックします。
2. メールの内容を入力する宛先、件名、本文を入力します。
3. 送信日時を設定する
– 「送信」ボタン横の下向き矢印をクリックします。
– 「スケジュール送信」を選択します。
– 希望の日時を設定します。
4. メールを送信する設定が完了したら、「送信」ボタンをクリックします。メールは指定した日時に自動的に送信されます。

送信予約を活用するメリット

送信予約機能を使うことで、以下のようなメリットがあります。

送信予約を利用する際の注意点

便利な送信予約機能ですが、利用する際には以下の点に注意が必要です。

よくある質問や疑問

Q1. 送信予約をしたことは、受信者に分かりますか？

いいえ、受信者には通常のメールと同じように届くため、送信予約を利用したことは分かりません。

Q2. 送信予約をキャンセルすることはできますか？

はい、可能です。送信予約したメールは「送信トレイ」や「下書き」フォルダに保存されています。該当のメールを開き、送信日時を変更するか、予約を取り消すことができます。

Q3. スマートフォンのOutlookアプリでも送信予約はできますか？

スマートフォン版のOutlookアプリでは、送信予約機能が提供されていない場合があります。その場合は、WebブラウザからOutlookにアクセスし、送信予約を行うことが可能です。

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まとめ

Outlookの送信予約機能を活用することで、メールの送信タイミングを自由にコントロールできます。相手の都合や業務効率を考慮しながら、適切なタイミングでメールを送信することで、円滑なコミュニケーションが図れます。ぜひ、この機能を活用して、日々のメール業務をよりスムーズに進めてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。