皆さん、こんにちは。今日は、Outlookの便利な機能である投票ボタンの使い方をご紹介します。これを使えば、会議の日程調整や意見集約がとても簡単になりますよ。
投票ボタンとは？
Outlookのイメージ
まず、投票ボタンとは何かをご説明します。これは、メール内でアンケートのような投票を行うための機能です。例えば、会議の日程を決める際に、参加可能な日を選んでもらうのに役立ちます。
投票ボタンの設定方法
では、実際に投票ボタンを設定してみましょう。手順は以下の通りです。
- Outlookで新しいメールを作成します。
- メール作成画面の上部にある[オプション]タブをクリックします。
- [投票ボタンの使用]をクリックすると、いくつかの選択肢が表示されます。
- 既定のオプション（「承認;却下」、「はい;いいえ」、「はい;いいえ;たぶん」）から選ぶか、[ユーザー設定]をクリックして独自の選択肢を作成します。
- 独自の選択肢を作成する場合、[プロパティ]ダイアログボックスが表示されるので、[投票ボタンを使う]にチェックを入れ、選択肢をセミコロン（;）で区切って入力します。
- 設定が完了したら、メールの本文を作成し、送信します。
投票の集計方法
投票結果を確認する方法も簡単です。以下の手順で行います。
- 送信済みアイテムから、投票ボタンを設定して送信したメールを開きます。
- [メッセージ]タブの[表示]グループで、[追跡]をクリックします。
- すると、投票の結果が一覧で表示されます。
よくある質問や疑問
投票ボタンを使う際の注意点はありますか？
はい、いくつか注意点があります。例えば、投票ボタンを含むOutlookメッセージを暗号化した場合、受信者はそれらを表示できません。また、受信者がOutlook以外のメールクライアントを使用している場合、投票機能が正しく動作しないことがあります。
投票結果をエクスポートすることはできますか？
はい、投票結果はExcelなどにエクスポートして分析することが可能です。結果を表示した状態で、コピー＆ペーストすることでExcelに貼り付けることができます。
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まとめ
Outlookの投票ボタンは、チーム内での意見集約やスケジュール調整に非常に便利な機能です。ぜひ活用して、業務の効率化を図ってみてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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