皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使っている方にとって、日々のメール作成をもっと楽にする方法をご紹介します。特に、パソコンやスマホの操作がちょっと苦手な方、必見ですよ。
Outlookのテンプレートとは？
Outlookのイメージ
まず、「テンプレートって何？」と思われるかもしれません。簡単に言うと、よく使うメールのひな形を作っておくことで、毎回同じ内容を入力する手間を省ける便利な機能なんです。例えば、毎月送る報告メールや、定型の挨拶文など、何度も同じ内容を書くのは大変ですよね。そんな時に、このテンプレートが役立ちます。
テンプレートの作成方法
では、具体的にテンプレートを作成する方法を見ていきましょう。以下の手順で進めていきます。
- Outlookを開き、「新しいメール」をクリックします。
- 宛先、件名、本文など、テンプレートとして保存したい内容を入力します。
- 入力が完了したら、画面左上の「ファイル」をクリックし、次に「名前を付けて保存」を選択します。
- 表示されたウィンドウで、「ファイルの種類」を「Outlookテンプレート（*.oft）」に変更します。
- 適切なファイル名を入力し、「保存」をクリックします。
これで、テンプレートの作成が完了しました。保存されたテンプレートは、通常、
c:\users\ユーザー名\appdata\roaming\microsoft\templates
に保存されます。
テンプレートの呼び出し方法
次に、作成したテンプレートを実際に使ってみましょう。以下の手順で進めます。
- Outlookの「ホーム」タブから、「新しいアイテム」をクリックし、「その他のアイテム」→「フォームの選択」を選択します。
- 表示されたウィンドウで、「ユーザーテンプレート」を選択し、使用したいテンプレートを選びます。
- テンプレートが開いたら、必要に応じて内容を編集し、「送信」をクリックします。
これで、テンプレートを使ったメールの送信ができます。
よくある質問や疑問
テンプレートを編集したい場合はどうすればいいですか？
テンプレートを編集するには、以下の手順で行います。
- 先ほどの方法でテンプレートを開きます。
- 必要な箇所を修正します。
- 修正が完了したら、再度「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、同じ名前で上書き保存します。
テンプレートを削除したい場合は？
テンプレートを削除するには、テンプレートが保存されているフォルダを開き、不要なテンプレートファイルを削除します。
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まとめ
Outlookのテンプレート機能を活用することで、日々のメール作成が格段に効率化されます。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度作成してしまえば、後々の作業がとても楽になります。ぜひ試してみてくださいね。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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