皆さん、こんにちは。今日は、Outlookで誤って送信してしまったメールを取り消す方法についてお話しします。パソコンやスマホの操作に不慣れな方でも、安心して操作できるように、わかりやすく解説しますね。
Outlookで送信したメールを取り消す方法
Outlookのイメージ
まず、Outlookには、送信したメールを取り消す「メッセージの取り消し」機能があります。ただし、この機能を利用するには、いくつかの条件があります。
メッセージの取り消しを利用するための条件
ここがポイント！
- 送信者と受信者の両方が、同じ組織内でMicrosoft 365またはMicrosoft Exchangeのメールアカウントを使用していること。
- 受信者がまだメールを開封していないこと。
これらの条件を満たしている場合、以下の手順でメールを取り消すことができます。
Outlookでのメール取り消し手順
- Outlookを開き、左側のフォルダー一覧から「送信済みアイテム」をクリックします。
- 取り消したいメールをダブルクリックして開きます。
- 上部の「ファイル」タブをクリックし、「情報」を選択します。
- 「メッセージの再送と取り消し」をクリックし、「このメッセージを取り消す」を選択します。
- 表示されるダイアログボックスで、「未読のコピーを削除する」または「未読のコピーを削除し、新しいメッセージで置き換える」を選択し、「OK」をクリックします。
この手順で、送信したメールを取り消すことができます。ただし、受信者が既にメールを開封している場合、取り消しは成功しません。
メールの誤送信を防ぐための設定
誤送信を未然に防ぐために、Outlookには送信を遅らせる設定があります。これにより、送信ボタンを押してから実際にメールが送信されるまでの間に、内容を再確認する時間を設けることができます。
送信を遅らせる設定方法
- Outlookの「ホーム」タブから「ルール」をクリックし、「仕分けルールと通知の管理」を選択します。
- 「新しい仕分けルール」をクリックし、「送信メッセージにルールを適用する」を選択して「次へ」をクリックします。
- 条件を設定せずに「次へ」をクリックし、表示される確認メッセージで「はい」を選択します。
- 「指定した時間分後に配信する」にチェックを入れ、「指定した時間」をクリックして遅延させたい時間を設定し、「OK」をクリックします。
- 「完了」をクリックし、最後に「適用」をクリックして設定を有効にします。
この設定を行うことで、メールの送信を一定時間遅らせることができ、誤送信を防ぐのに役立ちます。
よくある質問や疑問
Q1: 送信取り消しを試みましたが、相手が既にメールを開いていた場合、どうなりますか？
受信者が既にメールを開封している場合、送信取り消しは成功しません。その場合は、速やかに誤送信の旨を伝えるフォローメールを送ることをおすすめします。
Q2: 送信取り消しを行ったことは、受信者に通知されますか？
通常、受信者には送信取り消しを行ったことは通知されません。ただし、受信者がメールを開封している場合、取り消しは失敗します。
まとめ
Outlookでのメールの送信取り消しは、特定の条件下で可能ですが、全ての状況で成功するわけではありません。誤送信を防ぐためには、送信を遅らせる設定を活用するなど、事前の対策が重要です。日頃から慎重にメールを作成し、送信前に再確認する習慣をつけることで、トラブルを未然に防ぐことができます。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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