Outlookで送信したメールを取り消す方法と誤送信を防ぐ設定

皆さん、こんにちは。突然ですが、メールを送信した後に「あっ、間違えた！」と焦った経験はありませんか？特に、パソコンやスマホの操作が苦手な方にとって、こうしたミスは避けたいものですよね。今回は、Outlookで送信したメールを取り消す方法と、誤送信を防ぐための設定について、初心者の方にもわかりやすくお伝えします。

Outlookで送信したメールを取り消す方法

Outlookのイメージ

まず、Outlookには送信したメールを取り消す機能があります。ただし、以下の条件を満たす必要があります。

これらの条件を満たしている場合、以下の手順でメールを取り消すことができます。

この操作により、未読のメールを受信者の受信トレイから削除することができます。ただし、受信者が既にメールを開いている場合、取り消しは成功しません。

誤送信を防ぐための設定

誤送信を未然に防ぐための設定もあります。以下の方法を試してみてください。

送信の取り消し時間を設定する

Outlookでは、メール送信後に一定時間内であれば送信を取り消すことができます。以下の手順で設定を行います。

これで、メール送信後に設定した時間内であれば、画面下部に表示される「元に戻す」ボタンをクリックして送信を取り消すことができます。

送信を遅らせるルールを設定する

もう一つの方法として、すべての送信メールを一定時間遅らせる設定があります。これにより、送信直後の誤りに気づいた場合でも、実際の送信前に修正することが可能です。

この設定により、すべての送信メールが指定した時間だけ送信を遅らせることができます。

よくある質問や疑問

Q1: 送信取り消しが失敗した場合、どうすればいいですか？

送信取り消しが失敗した場合は、速やかに受信者に連絡し、誤送信であることを伝えましょう。電話や追加のメールで丁寧に謝罪することが大切です。

Q2: 送信取り消し機能は、社外の相手にも有効ですか？

残念ながら、送信取り消し機能は同じ組織内のMicrosoft 365 または Microsoft Exchange アカウント間でのみ有効です。社外の相手には適用されません。

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まとめ

メールの誤送信は誰にでも起こり得るミスですが、Outlookの機能を活用することで、そのリスクを最小限に抑えることができます。送信取り消しの方法や、誤送信防止の設定をぜひ活用して、安心してメールを利用してください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。