Outlookでのメール送信取り消しと送信トレイの活用法

皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使っていて「しまった！メールを間違えて送ってしまった！」という経験、ありませんか？そんな時に役立つ、Outlookでのメール送信取り消しと、送信トレイの活用法についてお話しします。

Outlookでのメール送信取り消し方法

Outlookのイメージ

まず、Outlookには送信したメールを取り消す「リコール」機能があります。ただし、これを利用するにはいくつかの条件があります。

ここがポイント！

これらの条件を満たしている場合、以下の手順でメールを取り消すことができます。

ただし、相手がメールを既に開封している場合や、同じ組織内でない場合は、取り消しができません。そのため、送信前の確認が重要です。

次に、誤送信を防ぐために、送信トレイを活用する方法をご紹介します。Outlookでは、メールの送信を遅らせる設定が可能です。これにより、送信ボタンを押しても、一定時間は送信トレイにメールが留まり、その間に内容を再確認したり、修正したりすることができます。

以下の手順で設定できます。

Outlookの「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択します。
「メール」タブを選択し、「メッセージの送信」セクション内の「[宛先]、[CC]、[BCC]に入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックを外して「OK」をクリックします。

この設定を行うと、送信ボタンを押した後、メールは一時的に送信トレイに保存され、指定した時間が経過したら自動的に送信されるようになります。

送信取り消しを行うと、通常、数分後に「メッセージの取り消し成功」といった内容のメッセージが送信者に届きます。ただし、まれに成功通知が来ない場合もあります。この原因は解明できていませんが、通知がなくても成功している可能性があります。

送信取り消しが失敗した場合は、相手がメールを既読してしまった可能性があります。その際は、誤送信に関する謝罪メールを作成し、丁重に送るのが無難です。

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Outlookの送信取り消し機能や送信トレイの活用は、誤送信を防ぐための有効な手段です。しかし、これらの機能にも制限があるため、最も重要なのは送信前の確認です。特に重要なメールや社外へのメールを送る際は、慎重に内容や宛先を確認する習慣をつけましょう。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。