Outlookでのメール送信取り消し方法と成功させるためのポイント

皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使っていて「しまった！間違えてメールを送ってしまった！」という経験、ありませんか？そんな時に役立つ、Outlookの送信取り消し機能についてお話しします。初心者の方にもわかりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

Outlookで送信したメールを取り消す方法

Outlookのイメージ

まずは、実際に送信したメールを取り消す手順を見てみましょう。

この手順で、送信したメールの取り消しを試みることができます。

送信取り消しが成功するための条件

しかし、この取り消し機能が必ずしも成功するわけではありません。成功させるためには、以下の条件を満たしている必要があります。

• 送信者と受信者が同じ組織内であること例えば、同じ会社の同僚同士である必要があります。
• 受信者がまだメールを開封していないこと相手が既にメールを読んでしまっている場合、取り消しはできません。
• 双方がMicrosoft ExchangeまたはMicrosoft 365のメールアカウントを使用していること一般的なフリーメールアドレスなどでは、この機能は利用できません。

これらの条件を満たしていない場合、残念ながら送信取り消しは成功しません。

送信取り消しが失敗した場合の対処法

もし、送信取り消しが失敗した場合は、どうすれば良いのでしょうか？

• 速やかに謝罪のメールを送る誤送信した内容や理由を簡潔に説明し、相手に理解を求めましょう。
• 今後の対策を講じる同じミスを繰り返さないよう、メール送信前の確認を徹底するなどの対策を考えましょう。

誤送信を防ぐための設定方法

誤送信を未然に防ぐための設定もあります。Outlookには、送信を遅らせる機能が備わっています。

この設定を行うことで、メール送信後に一定の猶予時間が生まれ、誤送信に気づいた際に取り消すことが可能になります。

よくある質問や疑問

Q1: 送信取り消しが成功したかどうかは、どうやって確認できますか？

送信取り消しを行うと、Outlookの受信トレイに「メッセージ取り消しレポート」が届きます。そこに「取り消し済み」と表示されていれば成功、「失敗」と表示されていれば取り消しができなかったことを意味します。

Q2: 取り消しが失敗した場合、相手にはどのように表示されますか？

取り消しが失敗した場合、相手の受信トレイには元のメールがそのまま残ります。また、取り消しを試みた通知が相手に届くこともあります。

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まとめ

Outlookの送信取り消し機能は非常に便利ですが、成功させるためにはいくつかの条件が必要です。日頃から誤送信を防ぐための設定や確認を徹底し、万が一の際には迅速に対応することが大切です。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。