皆さん、こんにちは。突然ですが、メールを送信した後に「あっ、間違えた！」と思ったことはありませんか？そんな時、Outlookには送信したメールを取り消す方法があるんです。今回は、その方法をわかりやすくご紹介します。
Outlookの送信取り消し機能とは？
Outlookのイメージ
まず、Outlookには「送信取り消し」という機能があります。これは、送信したメールを受信者がまだ開封していない場合に、そのメールを取り消すことができる便利な機能です。例えば、間違った内容を送ってしまったり、添付ファイルを忘れた場合などに役立ちます。
送信取り消しの手順
では、具体的な手順を見ていきましょう。
- 「送信済みアイテム」フォルダーを開く
Outlookの左側にあるフォルダー一覧から「送信済みアイテム」をクリックします。 - 取り消したいメールをダブルクリック
取り消したいメールを見つけて、ダブルクリックして開きます。 - 「メッセージ」タブの「アクション」を選択
メールウィンドウの上部にある「メッセージ」タブをクリックし、その中の「アクション」を選択します。 - 「このメッセージを取り消す」をクリック
「アクション」のドロップダウンメニューから「このメッセージを取り消す」をクリックします。 - 取り消しのオプションを選択
表示されるダイアログボックスで、「未読のコピーを削除する」または「未読のコピーを削除して新しいメッセージに置き換える」を選択し、「OK」をクリックします。 - （必要に応じて）新しいメッセージを作成して送信
もし「未読のコピーを削除して新しいメッセージに置き換える」を選択した場合は、新しいメッセージを作成し、再度送信します。
送信取り消しが成功する条件
ただし、この機能が必ずしも成功するわけではありません。以下の条件が必要です
- 受信者がまだメールを開封していないこと
受信者がメールを既に開封している場合、取り消しはできません。 - 送信者と受信者が同じ組織内であること
例えば、同じ会社のメールドメインを使用している場合などです。 - Outlookのデスクトップ版を使用していること
Web版やモバイル版のOutlookでは、この機能は利用できません。
送信取り消しができない場合の対処法
もし送信取り消しができなかった場合、以下の対処法を検討してください
- 誤送信の報告と謝罪
誤って送信してしまったことを、受信者に正直に伝え、謝罪します。 - 再発防止策の検討
次回から同じミスを防ぐために、メール送信前の確認を徹底するなどの対策を講じます。
よくある質問や疑問
Q1. 送信取り消しを試みたのですが、受信者に通知が届いてしまいました。これは正常ですか？
はい、送信取り消しを行うと、受信者に取り消しの通知が届く場合があります。これはOutlookの仕様であり、正常な動作です。
Q2. Web版のOutlookを使用していますが、送信取り消し機能は利用できますか？
残念ながら、Web版のOutlookでは送信取り消し機能は利用できません。デスクトップ版のOutlookをご利用ください。
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まとめ
メールの誤送信は誰にでも起こり得ることです。Outlookの送信取り消し機能を活用して、冷静に対処しましょう。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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