皆さん、こんにちは。今日は、Outlookで送信したメールを相手が開封する前に取り消す方法についてお話しします。誤ってメールを送信してしまった経験は誰にでもありますよね。そんな時、冷や汗をかかずに済む方法を知っておくと安心です。
Outlookの送信取り消し機能とは？
Outlookのイメージ
Outlookには、送信したメールを取り消す「リコール」機能があります。これは、相手がまだメールを開封していない場合に、そのメールを削除したり、修正した新しいメールで置き換えたりすることができる便利な機能です。
送信取り消しが可能な条件
しかし、この機能を利用するには、以下の条件を満たしている必要があります
- 送信者と受信者が同じ組織内で、Microsoft ExchangeまたはMicrosoft 365を利用していること
- 受信者がまだメールを開封していないこと
これらの条件を満たしていない場合、送信取り消しは成功しない可能性があります。
Outlookでの送信取り消し手順
では、具体的な手順を見ていきましょう。
- Outlookを開き、左側のフォルダーウィンドウから「送信済みアイテム」を選択します。
- 取り消したいメールをダブルクリックして開きます。
- ウィンドウ上部の「ファイル」タブをクリックし、「情報」を選択します。
- 「メッセージの再送信と取り消し」をクリックし、「このメッセージを取り消す」を選択します。
- 表示されたダイアログボックスで、「未読ならば、受信トレイから削除する」を選択し、「OK」をクリックします。
- しばらくすると、取り消しの結果がメールで通知されます。成功した場合は「メッセージの取り消し成功」という件名のメールが届きます。
これで、送信取り消しの操作は完了です。
注意点と制限事項
送信取り消しにはいくつかの注意点があります。
- 受信者がメールを開封している場合、取り消しはできません。
- 組織外の相手には、取り消し機能は基本的に利用できません。
- 取り消しが失敗した場合、通知が届かないことがあります。
そのため、送信前に内容をしっかり確認する習慣をつけることが大切です。
誤送信を防ぐための設定
誤送信を未然に防ぐために、Outlookには送信を遅らせる設定があります。これにより、送信ボタンを押してから一定時間内であれば、送信をキャンセルすることが可能です。
送信の取り消し時間を設定する方法
1. Outlookの画面右上にある設定マーク（歯車アイコン）をクリックします。
2. 「Outlookのすべての設定を表示」を選択します。
3. 左側のメニューから「メール」を選び、「作成と返信」をクリックします。
4. 画面をスクロールし、「送信の取り消し」の項目で、送信取り消し可能時間を0秒、5秒、10秒から選択します。
5. 設定後、「保存」をクリックして完了です。
この設定を行っておくと、送信直後に「あ、間違えた！」と思った時でも、すぐに取り消すことができます。
よくある質問や疑問
Q1: 送信取り消しが失敗した場合、相手にはどのように表示されますか？
取り消しが失敗した場合、相手の受信トレイには元のメールが残ったままになります。場合によっては、取り消しを試みた旨の通知が相手に届くこともあります。
Q2: 送信取り消しが成功したかどうかを確認する方法はありますか？
送信取り消しを行った後、Outlookの受信トレイに「メッセージの取り消し成功」や「メッセージの取り消し失敗」といった件名の通知メールが届きます。これにより、取り消しの結果を確認することができます。
まとめ
Outlookの送信取り消し機能は、誤送信を防ぐための強力なツールですが、利用にはいくつかの条件があります。日頃からメールの内容や宛先を確認する習慣をつけることで、誤送信のリスクを減らすことができます。もし誤送信してしまった場合でも、慌てずに今回ご紹介した手順で対応してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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