皆さん、こんにちは。今日は、Outlookで誤って送信してしまったメールを取り消す方法についてお話しします。特に、パソコンやスマホの操作に自信がない方でも安心して実践できるよう、わかりやすく解説しますね。
Outlookで送信したメールを取り消す方法
Outlookのイメージ
まず、Outlookで送信したメールを取り消す方法をご紹介します。ただし、この機能を利用するには、以下の条件を満たしている必要があります
– 同じ組織内でMicrosoft ExchangeまたはMicrosoft 365を利用していること
– 受信者がまだメールを開封していないこと
これらの条件を満たしている場合、以下の手順でメールを取り消すことができます
- Outlookの左側にある「送信済みアイテム」フォルダーをクリックし、取り消したいメールをダブルクリックして開きます。
- 開いたメールの上部にある「ファイル」タブをクリックし、「情報」を選択します。
- 「メッセージの再送信と取り消し」をクリックし、表示されたオプションから「このメッセージを取り消す」を選択します。
- 「未読ならば、受信トレイから削除する」を選択し、「OK」をクリックします。
この操作により、未読のメールを受信者の受信トレイから削除することができます。ただし、受信者が既にメールを開封している場合、取り消しは成功しません。
Outlookでメールの誤送信を防ぐ設定方法
誤送信を未然に防ぐための設定もあります。以下の方法を試してみてください。
送信の取り消し時間を設定する
Outlookには、メール送信後に一定時間内であれば送信を取り消せる機能があります。以下の手順で設定できます
- Outlookの画面右上にある「設定」アイコンをクリックし、「Outlookのすべての設定を表示」を選択します。
- 「メール」タブをクリックし、「作成と返信」を選択します。
- 「送信の取り消し」セクションで、取り消し可能な時間（最大10秒）を設定し、「保存」をクリックします。
この設定を行うことで、メール送信後に表示される「元に戻す」ボタンをクリックすることで、送信を取り消すことができます。
メールの送信を遅らせる設定を行う
もう一つの方法として、メールの送信を一定時間遅らせる設定があります。これにより、送信前に再確認する時間を確保できます。設定方法は以下の通りです
- Outlookの「ホーム」タブから「ルール」をクリックし、「仕分けルールと通知の管理」を選択します。
- 「新しい仕分けルール」をクリックし、「送信メッセージにルールを適用する」を選択して「次へ」をクリックします。
- 条件を設定せずに「次へ」をクリックし、表示される警告メッセージで「はい」を選択します。
- 「指定した時間 分後に配信する」にチェックを入れ、「指定した時間」をクリックして遅延させたい時間を設定し、「OK」をクリックします。
- 「完了」をクリックして設定を保存します。
この設定により、メール送信後に指定した時間だけ送信が遅れるため、誤送信を防ぐことができます。
よくある質問や疑問
Q1: 送信取り消しが失敗した場合、相手にはどのように見えますか？
送信取り消しが失敗した場合、受信者の受信トレイには元のメールが残ったままになります。さらに、「メッセージの取り消し」が試みられたことを示す通知が届くことがあります。そのため、誤送信に気づいた時点で、速やかに謝罪のメールを送ることが望ましいです。
Q2: 送信取り消し機能は、社外の相手にも適用できますか？
残念ながら、送信取り消し機能は主に同じ組織内でMicrosoft ExchangeまたはMicrosoft 365を利用している場合に有効です。社外の相手や異なるメールサービスを利用している受信者には、この機能は適用されません。そのため、社外へのメール送信時には特に注意が必要です。
まとめ
Outlookでのメール送信取り消し機能は非常に便利ですが、利用にはいくつかの条件があります。誤送信を防ぐためには、送信の取り消し時間を設定したり、送信を遅らせる設定を活用することが効果的です。これらの設定を行うことで、安心してメールを利用することができます。もし他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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