Outlookの新しいバージョンに切り替えたものの、以前のテンプレート作成機能が使えなくなって困っていませんか？特に、従来の「.oft形式」のテンプレートファイルが使えないことで、多くのユーザーが混乱しているのが現状です。でもご安心ください！この記事では、新しいOutlookでのテンプレート作成方法を徹底解説。あなたにぴったりの方法で、効率よく定型文を作成できるようになります。今すぐ、Outlookでテンプレートを作成し、日々の業務をスムーズに進めるための最適な手法をマスターしましょう。
Outlookの新しいテンプレート作成方法の基本
Outlookのイメージ
新しいOutlookでは、従来の「.oft形式」テンプレートがそのまま使えない状況です。しかし、代わりに使える方法がいくつかあります。このセクションでは、Outlookでのテンプレート作成に必要な基本的な知識と、使用するべき機能について説明します。
My Templates機能の活用
新しいOutlookには、簡単な定型文を素早く挿入できる「My Templates」機能があります。この機能を使えば、よく使う定型文を事前に登録しておき、メール作成時にワンクリックで呼び出すことができます。
使用方法は次の通りです
- 新規メール作成画面を開く
- ツールバーの右端、または三点リーダー（…）をクリック
- 「My Templates」を選択
「My Templates」は、単純なテキストベースの定型文を登録するには便利ですが、複雑なテンプレート（例えば、表や画像、CC情報を含むもの）を作成するには不向きです。簡単な定型文を何度も使用する場合には、非常に効率的に作業が進みます。
ドラフト（下書き）フォルダを活用したテンプレート作成
もし「My Templates」では物足りない場合、ドラフトフォルダを活用する方法があります。この方法は、メールの内容がほぼ決まっているものや、毎回似た内容で送信するメールに最適です。ドラフトとして保存しておけば、必要なときにそのままコピーして調整するだけで済みます。
ドラフトをテンプレートとして使う方法
- メールを作成し、送信せずに「下書き」フォルダに保存
- 件名や本文に「【Template】」などのキーワードを入れておくと、後で検索しやすくなります
- 必要に応じて、宛先や内容を微調整して送信
この方法は、定型的な内容のメールを効率よく送信したい人にとって非常に役立つテクニックです。
Outlookテンプレート作成の疑問解決
「新しいOutlookのテンプレート作成方法にはどんな制約があるのか？」、「他の方法でもう少し便利にテンプレートを作りたい」など、さまざまな疑問が湧いてくるかもしれません。このセクションでは、そんな疑問にお答えします。
Q1: 旧Outlookの「.oft」テンプレートが新しいOutlookで使えない理由は？
新しいOutlookは、クラウドとの連携やMicrosoft 365の統合が進む中で、従来の「.oft形式」に直接対応する機能がまだ完全には実装されていません。そのため、「.oft」ファイルをそのまま使うことができず、互換性に問題があります。しかし、これに関しては、今後のアップデートで改善される可能性が高いです。
Q2: My Templates機能では画像や表を含めたテンプレートは作れないの？
はい、現時点で「My Templates」では画像や表を含むような高度なテンプレートは作成できません。あくまでテキストベースの簡易な定型文に特化した機能です。もし、画像や表を使ったテンプレートを作成したい場合は、ドラフトフォルダにメールを保存し、必要に応じて「.eml形式」として保存する方法を検討するのが良いでしょう。
Q3: Outlookのプレビュー版ではテンプレート機能が不安定だが、どうすればよいか？
プレビュー版を使用している場合、機能が完全に安定していない可能性があります。テンプレート機能に関しては、公式アップデートがあるまで待つか、My Templatesやドラフトを活用して一時的に代替手段を使うことをおすすめします。また、Microsoft 365 Roadmapを定期的にチェックすることで、機能の進捗状況を確認できます。
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まとめ
新しいOutlookでのテンプレート作成は、従来の方法とは少し異なり、さまざまな工夫が必要ですが、適切な手法を選べば、効率的にメール作成を進めることができます。特に、「My Templates」や「ドラフトをテンプレートとして使用する方法」を活用すれば、定型文の挿入や、よく使うメールのテンプレート作成がスムーズに行えます。
また、Microsoftは今後新しいテンプレート作成機能を追加する可能性が高いため、定期的にアップデート情報をチェックし、機能改善を待ちながら現在の方法で柔軟に対応することが大切です。
ぜひ、この記事で紹介した方法を試して、Outlookでのメール作成をもっと効率的に、快適にしていきましょう！
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