「Outlookの不在通知を設定したいけれど、やり方がわからない…」そんなお悩みをお持ちの方へ、初心者でも安心してできる方法をご紹介します。
Outlookの不在通知とは？
Outlookのイメージ
Outlookの不在通知（自動応答）は、あなたがメールを確認できないときに、相手に自動で返信を送る機能です。これにより、「今、席を外しています」といったメッセージを送信し、相手に返信が遅れることを知らせることができます。
Outlookで不在通知を設定する方法
Outlookのバージョンや使用環境によって設定方法が異なりますが、ここでは一般的な手順を紹介します。
Outlookを開く
まず、Outlookを起動します。
「ファイル」タブをクリック
画面上部の「ファイル」タブをクリックします。
「自動応答」を選択
「自動応答」を選択します。
「自動応答を送信する」を選択
「自動応答を送信する」を選択します。
期間を設定（任意）
必要に応じて、「次の期間のみ送信する」を選択し、開始と終了の日時を設定します。
メッセージを入力
自動応答として送信したいメッセージを入力します。
「OK」をクリック
設定が完了したら、「OK」をクリックして終了します。
よくある質問や疑問
Q1: 自動応答のメッセージはどのように書けばよいですか？
自動応答のメッセージは、以下のポイントを押さえると良いでしょう
- 自分の名前を明記する
- 不在の期間を伝える
- 緊急時の連絡先を記載する（必要に応じて）
- 返信が遅れる旨を伝える
例えば、以下のような例文があります
「現在、席を外しております。ご連絡いただきありがとうございます。不在のため、返信が遅れる可能性がありますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。」
このように、相手に対して丁寧に伝えることが大切です。
Q2: 自動応答を解除するにはどうすればよいですか？
自動応答を解除するには、再度「自動応答」の設定画面にアクセスし、「自動応答を送信しない」を選択して「OK」をクリックします。
Q3: 自動応答のメッセージはどのようにカスタマイズできますか？
自動応答のメッセージは、テキストの書式設定やハイパーリンクの挿入など、Outlookの標準的な書式設定機能を使用してカスタマイズできます。
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まとめ
Outlookの不在通知（自動応答）を設定することで、自分が不在の際にも相手に適切な対応を伝えることができます。設定は簡単で、数ステップで完了します。不在時にはぜひ活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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