お仕事やプライベートでお休みを取るとき、Outlookの「休み通知（自動返信）」機能を使えば、メールを受け取った相手に自動でお知らせを送ることができます。これにより、あなたが不在であることを伝え、必要な対応を促すことができます。特に、パソコンやスマホに不安がある方でも安心して設定できるよう、わかりやすく解説します。
Outlookで「休み通知（自動返信）」を設定する方法
Outlookのイメージ
Outlookを開いて「自動返信」を設定する
まず、Outlookを開きます。画面上部の「ファイル」タブをクリックし、「自動返信（外出）」を選択します。
次に、「自動返信を送信する」を選び、必要に応じて「この時間範囲内のみ送信する」にチェックを入れて、開始日時と終了日時を設定します。
その後、メッセージ欄に不在時のメッセージを入力します。例えば、「現在、休暇中で不在です。ご用件は〇〇までご連絡ください。」など、相手に必要な情報を伝える内容を記入しましょう。
最後に、「OK」をクリックして設定を保存します。
組織外の相手にも自動返信を送る場合
組織外の相手にも自動返信を送るには、「組織外の人に自動返信を送信する」を選択し、メッセージを入力します。
「連絡先にのみ送信する」オプションを選ぶと、連絡先に登録されている相手にのみ自動返信が送られます。これにより、不要なスパムメールへの返信を避けることができます。
自動返信を終了する
休暇が終わり、自動返信を終了するには、再度「ファイル」タブから「自動返信（外出）」を選択し、「自動返信を送信しない」を選びます。これで、自動返信が停止されます。
よくある質問や疑問
Q1: 自動返信のメッセージはどのように書けばよいですか？
自動返信のメッセージは、相手に必要な情報を簡潔に伝えることが大切です。例えば、「現在、休暇中で不在です。ご用件は〇〇までご連絡ください。」など、相手が次に取るべき行動を明確に示しましょう。
Q2: 自動返信の設定はどのデバイスでも同じ方法でできますか？
はい、Outlookの自動返信機能は、パソコン、スマートフォン、タブレットなど、どのデバイスでも同じ方法で設定できます。ただし、使用しているOutlookのバージョンやデバイスによって、操作手順が若干異なる場合がありますので、画面の指示に従って設定してください。
Q3: 自動返信を設定しても、相手に届かないことがありますか？
自動返信が相手に届かない場合、以下の点を確認してください。
- Outlookがインターネットに接続されているか
- 自動返信の設定が正しく行われているか
- 相手のメールサーバーが自動返信を受け入れているか
それでも問題が解決しない場合は、Outlookのサポートにお問い合わせください。
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まとめ
Outlookの「休み通知（自動返信）」機能を活用することで、不在時でも相手に適切な対応を促すことができます。設定は簡単で、初心者の方でも安心して行えます。休暇や出張などで不在になる際は、ぜひこの機能を活用して、円滑なコミュニケーションを維持しましょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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