「Outlookの不在通知ってどうやって設定するの？」と悩んでいる方、実は多いのではないでしょうか。特に、パソコンやスマホが苦手な方にとっては、ちょっとした設定でも戸惑うことがありますよね。でも心配しないでください。今回は、Outlookでの不在通知設定方法を、初心者にもわかりやすく解説します。
Outlookを使っているけど、急に不在通知を設定しなければいけなくなったあなたにぴったりな内容です。この記事を読んで、簡単に不在通知を設定できるようになりましょう！
Outlookの不在通知って何？
Outlookのイメージ
まず、不在通知が何かを簡単に説明します。不在通知は、自分が仕事を休んでいる間や返信できない時に、メールを送ってくる相手に「今はお返事できません」と伝えるための自動メッセージです。例えば、休暇中や出張中などに使います。
出張や休暇中にメールの返信をすぐにできない場合でも、不在通知を設定しておけば、相手に自分がどのような状況なのかを知らせることができるので、非常に便利です。
Outlookの不在通知設定方法（PC編）
OutlookをPCで使っている方に向けて、不在通知の設定方法を紹介します。難しそうに思えるかもしれませんが、ステップを順番に踏んでいけば、誰でも簡単に設定できます。
Outlookを開く
まず、Outlookを開いてログインします。もし、まだログインしていない場合は、メールアドレスとパスワードを入力してログインしてください。
設定を開く
画面の右上にある歯車アイコン（設定）をクリックします。設定メニューが表示されるので、そこから「自動返信」を選んでください。
自動返信を設定する
自動返信のオプションが表示されます。ここで、「自動返信を送信する」を選びます。次に、返信する期間を設定します。たとえば、休暇中なら「○月○日から○月○日まで」と入力します。
メッセージを作成する
自動返信で送るメッセージを作成します。「こんにちは、ただ今、○○のため不在です。○月○日から○月○日までご連絡が遅れる可能性があります。お急ぎの場合は、△△までご連絡ください」といった内容を入力しましょう。
保存
最後に設定が完了したら、「保存」をクリックして完了です！これで、あなたが不在中でも、メールを送った相手には自動的に返信が送られるようになります。
Outlookの不在通知設定方法（スマホ編）
次はスマホでの設定方法です。スマホでの設定も簡単ですが、画面が小さくて操作が難しいかもしれません。でも心配いりません。順番にやれば問題なくできますよ！
Outlookアプリを開く
まず、スマホのOutlookアプリを開きます。アプリにログインしていない場合は、メールアドレスとパスワードを入力してログインします。
メニューから設定を選択
画面左上のメニューバー（三本線）をタップし、「設定」を選びます。
自動返信を設定
設定画面で「自動返信」を見つけてタップします。「自動返信をオンにする」を選び、返信する期間を設定します。
メッセージを作成
「自動返信メッセージ」の欄に、どのようなメッセージを送るかを入力します。「現在、○○のため不在です」といった内容を入れましょう。
完了
メッセージを入力したら「保存」ボタンを押して設定完了です。
これで、スマホからも不在通知が設定できました！
よくある質問や疑問
Q1: 自動返信メッセージに何を書いたらいいのか、具体例を教えてください。
自動返信メッセージには、まず自分が不在であることを伝え、相手にどのように対応してほしいかを記載します。例えば
- 「こんにちは、ただ今○○のため不在です。○月○日から○月○日までご連絡が遅れる可能性があります。」
- 「お急ぎの場合は△△までご連絡ください。」
- 「ご返信は○月○日以降になりますので、ご了承ください。」
Q2: 自動返信を一時的にオフにしたい場合はどうすれば良いですか？
自動返信をオフにしたい場合は、Outlookの設定画面に戻り、「自動返信をオフにする」オプションを選びます。これで、再度自分が返信をするまで自動返信が止まります。
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まとめ
Outlookでの不在通知設定は、PCでもスマホでも簡単にできます。たった数ステップで、相手に自分の不在を知らせることができるので、外出時や休暇中にとても便利です。
初心者の方でも、この記事を参考にして、Outlookでの不在通知をサクッと設定してみてくださいね！わからないことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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