Outlookで会議の追加者にのみ通知を送る方法｜初心者向けガイド

Outlookで会議を編集した際、追加した参加者にのみ通知を送り、既存の参加者には通知を避けたいと考える方も多いでしょう。特に、参加者が多い会議や、頻繁に変更がある場合、全員に通知が届くと煩わしく感じることがあります。本記事では、Outlookで「追加者のみ通知」の設定方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。

Outlookで会議の追加者にのみ通知を送る方法

Outlookでは、会議の参加者を追加または削除した際に、通知を送る対象を選択することができます。具体的には、会議を編集後に「追加または削除された出席者のみ更新を送信する」オプションを選択することで、変更があった参加者にのみ通知を送ることが可能です。

Outlookで会議の追加者にのみ通知を送る手順

以下の手順で、Outlookで会議の追加者にのみ通知を送ることができます。

これで、追加した参加者にのみ通知が送信され、既存の参加者には通知が届きません。

注意点と補足情報

会議の変更を行った際、通知の送信方法には以下の2つの選択肢があります。

• 追加または削除された出席者のみ更新を送信する変更があった参加者にのみ通知を送信します。
• すべての出席者に更新を送信する会議の内容に変更があった場合、全ての参加者に通知を送信します。

「追加または削除された出席者のみ更新を送信する」を選択することで、既存の参加者への通知を避けることができます。ただし、会議の内容や日時に変更があった場合は、全ての参加者に通知を送ることが推奨されます。

よくある質問や疑問

Q1: 会議の内容を変更した場合、既存の参加者には通知が届かないのですか？

会議の内容（タイトル、日時、場所など）を変更した場合、全ての参加者に通知が送信されます。「追加者のみ通知」の設定は、参加者の追加や削除に対してのみ適用されます。

Q2: 参加者を追加した際、通知を送らずに会議に追加する方法はありますか？

Outlookでは、会議の出席依頼をメールとして転送することで、参加者を追加することができます。この方法では、主催者に通知が送信されませんが、参加者は手動で会議を自分のカレンダーに追加する必要があります。

Q3: Teamsで設定した会議でも「追加者のみ通知」は適用できますか？

Teamsで設定した会議でも、Outlookから会議を編集することで「追加者のみ通知」の設定が可能です。ただし、Teamsの仕様によっては、全参加者に通知が送信される場合がありますので、注意が必要です。

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まとめ

Outlookで会議の追加者にのみ通知を送る方法は、会議を編集後に「追加または削除された出席者のみ更新を送信する」オプションを選択することで実現できます。これにより、既存の参加者への通知を避けることができ、効率的な会議運営が可能となります。

操作に不安がある方や、さらに詳しいサポートが必要な場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。