Outlookで「組織外」のみ不在通知を設定する方法

Outlookで「組織外」のみ自動返信を設定したいけれど、やり方がわからないという方へ。特にパソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心して設定できるよう、わかりやすく解説します。

不在通知って何？

Outlookのイメージ

不在通知とは、休暇や出張などでメールの返信が遅れる際に、自動で送信されるメッセージのことです。これを設定しておくと、相手に「今は返信できないけれど、後で返事をしますね」と伝えることができます。

組織外のみに不在通知を送る理由

会社の同僚や上司には、休暇中でも連絡が必要な場合がありますよね。そのため、社内の人には不在通知を送らず、社外の人には送るように設定することが一般的です。

Outlookで組織外のみに不在通知を設定する方法

以下の手順で設定できます。

これで、社外の方にのみ不在通知が送信されるようになります。

よくある質問や疑問

Q1: 自動応答を設定したのに、社内の人にも送信されてしまうのはなぜですか？

可能性として、設定が正しく行われていないか、Outlookのバージョンによる違いが考えられます。設定手順を再確認し、必要であればOutlookのサポートに問い合わせてみてください。

Q2: 自動応答のメッセージ内容はどのように書けば良いですか？

メッセージには、休暇の期間、緊急時の連絡先、復帰予定日などを明記すると良いでしょう。例えば、「●月●日から●月●日まで休暇をいただいております。緊急のご用件がございましたら、担当の△△（電話番号）までご連絡ください。」といった内容です。

まとめ

Outlookで「組織外」のみに不在通知を設定することで、社内の連絡を優先しつつ、社外の方には適切に対応することができます。設定は簡単で、上記の手順を参考にしていただければ、誰でもできるようになります。

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