お仕事で忙しくてメールの返信ができないとき、Outlookの「不在通知（自動応答）」を設定しておくと、相手にその旨を伝えることができます。特に、組織内の同僚と組織外の取引先やお客様に、それぞれ適切なメッセージを送ることが重要です。今回は、初心者の方にもわかりやすく、Outlookでの不在通知の設定方法をステップ・バイ・ステップでご紹介します。
Outlookで不在通知を設定する方法
Outlookのイメージ
Outlookを開き、「ファイル」タブをクリック
まず、Outlookを開き、画面上部の「ファイル」タブをクリックします。
「自動応答（不在時）」を選択
表示されたメニューから「自動応答（不在時）」を選択します。これにより、不在通知の設定画面が表示されます。
「自動応答を送信する」を選択
設定画面で「自動応答を送信する」を選択します。必要に応じて、開始日時と終了日時を設定することもできます。
組織内の連絡先へのメッセージを入力
「自分の所属組織内」タブを選択し、組織内の同僚に送るメッセージを入力します。例えば、「現在、出張中で不在です。ご用件が急ぎの場合は〇〇までご連絡ください。」などと記入します。
組織外の連絡先へのメッセージを入力
「自分の所属組織外」タブを選択し、組織外の取引先やお客様に送るメッセージを入力します。例えば、「現在、休暇中で不在です。ご用件は〇〇までご連絡ください。」などと記入します。
設定を保存
すべてのメッセージを入力したら、「OK」ボタンをクリックして設定を保存します。これで、不在通知の設定が完了しました。
組織内外で異なるメッセージを設定する理由
不在通知を組織内外で異なる内容にすることで、相手に適切な対応を促すことができます。例えば、組織内の同僚には、急ぎの用件がある場合の連絡先を案内することができます。一方、組織外の取引先やお客様には、担当者の連絡先や対応可能な日時を案内することができます。これにより、相手にとってもスムーズな対応が可能となります。
よくある質問や疑問
Q1: 自動応答を設定したら、いつからいつまで有効ですか？
自動応答は、設定した開始日時から終了日時まで有効です。終了日時を過ぎると、自動応答は自動的に解除されます。
Q2: 自動応答を手動で解除する方法はありますか？
はい、「ファイル」タブから「自動応答（不在時）」を選択し、「自動応答を送信しない」を選択することで、手動で解除することができます。
Q3: 自動応答のメッセージは、どのような内容が適切ですか？
メッセージは、相手に必要な情報を簡潔に伝えることが重要です。例えば、不在の理由、復帰予定日、緊急時の連絡先などを含めると良いでしょう。
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まとめ
Outlookでの不在通知の設定は、意外と簡単に行うことができます。組織内外で異なるメッセージを設定することで、相手にとってもスムーズな対応が可能となります。ぜひ、出張や休暇の際には、不在通知を設定して、安心してお出かけください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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