「Outlookで会議の通知を予約送信したいけれど、やり方がわからない…」とお困りの方へ。特にパソコンやスマホに不安がある45歳以上の方々に向けて、わかりやすく、親しみやすい言葉でご説明します。これを読めば、会議の通知を指定した時間に自動で送信する方法がしっかり理解できますよ。
Outlookで会議の通知を予約送信する方法
Outlookのイメージ
新しい会議を作成する
まずはOutlookを開き、予定表の画面に移動します。画面の上部にある「新しい会議」ボタンをクリックしてください。これで会議の作成画面が表示されます。
会議の詳細を入力する
会議のタイトル、日時、参加者、場所などの必要な情報を入力します。特に「Teams会議にする」オプションをオンにすると、オンラインでの参加が可能になります。
送信予約を設定する
会議の詳細を入力したら、画面上部の「オプション」タブをクリックし、「配信タイミング」を選択します。ここで「指定日時以降に配信」にチェックを入れ、希望する送信日時を設定します。
会議を送信する
送信日時を設定したら、「送信」ボタンをクリックします。これで、指定した日時に自動で会議の通知が参加者に送信されます。
よくある質問や疑問
Q1: 会議の通知を送信予約しても、参加者に届かないことはありますか？
通常、指定した日時に自動で通知が送信されますが、インターネット接続やOutlookの設定によっては遅延が生じることがあります。送信後は「送信済みアイテム」フォルダで確認し、必要に応じて再送信を検討してください。
Q2: 送信予約をキャンセルしたい場合はどうすればよいですか？
「送信トレイ」フォルダにある該当の会議通知を開き、「オプション」タブから「配信タイミング」を選択し、設定を解除することで送信予約をキャンセルできます。
Q3: 会議の通知を複数の人に送信するにはどうすればよいですか？
会議の作成画面で「宛先」欄に複数のメールアドレスを入力することで、複数の参加者に通知を送信できます。また、グループメールアドレスを使用すると、グループ全体に一括で通知を送信できます。
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まとめ
Outlookを使って会議の通知を予約送信する方法は、意外と簡単です。手順をしっかり押さえておけば、忙しい日々の中でも効率的に会議の準備ができます。もし操作中に不安な点や疑問があれば、遠慮せずにLINEからお声掛けください。丁寧にサポートいたします。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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