Outlookの共有メールボックスを利用していると、「通知が届かない」「どこを設定すればいいの？」とお困りの方も多いのではないでしょうか。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方にとって、設定方法がわからないと業務に支障をきたすこともありますよね。
本記事では、そんなお悩みを解決するために、共有メールボックスの通知設定方法を初心者にもわかりやすく解説します。具体的な手順や注意点を、実際の操作例を交えてご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
共有メールボックスの通知が届かない理由とは？
Outlookのイメージ
まずは、なぜ共有メールボックスに届いたメールの通知が届かないのか、その原因を見ていきましょう。
- 通知設定が無効になっているOutlookでは、通知設定が個別に設定されているため、共有メールボックスの通知がオフになっている可能性があります。
- 共有メールボックスが正しく追加されていない共有メールボックスがOutlookに正しく追加されていないと、通知が届かないことがあります。
- 受信トレイ以外のフォルダーに振り分けられている受信トレイ以外のフォルダーにメールが振り分けられていると、通知が届かないことがあります。
これらの原因を一つずつ確認し、適切な設定を行うことで、通知が届くようになります。
通知設定を有効にする方法
次に、通知設定を有効にするための具体的な手順をご紹介します。
パソコン版Outlookでの設定方法
- Outlookを開き、左上の「ファイル」をクリックします。
- 「オプション」を選択し、「メール」タブをクリックします。
- 「メッセージの到着時」にある「デスクトップ通知を表示する」にチェックを入れます。
- 「OK」をクリックして設定を保存します。
これで、Outlookで新しいメールが届いた際にデスクトップ通知が表示されるようになります。
スマホ版Outlookアプリでの設定方法
- Outlookアプリを開き、左上のメニューアイコンをタップします。
- 「設定」を選択し、「通知とサウンド」をタップします。
- 「アカウントの通知設定」で、通知を受け取りたいアカウントを選択します。
- 「通知の許可」をオンにします。
これで、スマホ版Outlookアプリでも新しいメールの通知を受け取ることができます。
通知が届かない場合の対処法
通知が届かない場合、以下の点を確認してください。
- 共有メールボックスが正しく追加されているかOutlookに共有メールボックスが正しく追加されていないと、通知が届きません。追加方法については、前述の手順を参照してください。
- 受信トレイ以外のフォルダーにメールが振り分けられていないか受信トレイ以外のフォルダーにメールが振り分けられていると、通知が届かないことがあります。振り分けルールを確認し、必要に応じて修正してください。
- 通知設定が正しく行われているか通知設定が無効になっていると、通知が届きません。設定方法については、前述の手順を参照してください。
これらの点を確認し、必要な設定を行うことで、通知が届くようになります。
よくある質問や疑問
Q1: 共有メールボックスの通知設定は、個人のメールアカウントと共有メールボックスで別々に設定する必要がありますか？
はい、Outlookでは各アカウントごとに通知設定が行われます。個人のメールアカウントと共有メールボックスの両方で通知設定を行う必要があります。
Q2: 共有メールボックスの通知が届かない場合、どこを確認すればよいですか？
まず、共有メールボックスがOutlookに正しく追加されているか、通知設定が有効になっているか、受信トレイ以外のフォルダーにメールが振り分けられていないかを確認してください。
Q3: スマホ版Outlookアプリで共有メールボックスの通知設定を変更する方法はありますか？
はい、スマホ版Outlookアプリでも通知設定を変更することができます。アプリの設定メニューから「通知とサウンド」を選択し、通知を受け取りたいアカウントを選択して設定を変更してください。
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まとめ
Outlookの共有メールボックスの通知設定は、パソコン版とスマホ版でそれぞれ設定が必要です。正しい設定を行うことで、重要なメールを見逃すことなく、スムーズな業務運営が可能になります。
もし、設定方法や操作に不安がある場合は、ぜひお気軽にLINEからお声掛けください。親身になってサポートいたします。
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