パソコンでメールを使っていると、仕事の合間に新しいメールが届いたことをすぐに知りたくなりますよね。でも、通知がうるさすぎて集中できない、逆に通知が来なくて大事なメールを見逃してしまう…そんなお悩みを抱えていませんか？
今回は、Outlook 2016を使っている方に向けて、メールの通知設定を初心者でもわかりやすく解説します。通知音やポップアップ表示をカスタマイズして、快適なメールライフを送りましょう！
通知設定の基本音とポップアップで新着メールをお知らせ
Outlookのイメージ
まずは、Outlook 2016で新しいメールを受信したときに、音やポップアップでお知らせする設定をしてみましょう。
手順1Outlookを開いて設定画面へ
- Outlookを起動します。
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
- 「オプション」を選択します。
手順2通知設定を変更する
- 「Outlookのオプション」画面で、「メール」をクリックします。
- 「メッセージの到着」セクションで、以下の項目にチェックを入れます
- 「音で知らせる」
- 「デスクトップ通知を表示する」
- 設定が完了したら、「OK」をクリックして画面を閉じます。
これで、新しいメールが届くと、音とポップアップでお知らせしてくれるようになります。
通知音をカスタマイズして、重要なメールを見逃さないようにしよう
通知音を変更すると、重要なメールをすぐに識別できて便利です。例えば、上司からのメールには特別な音を設定して、すぐに対応できるようにしましょう。
手順1Windowsのサウンド設定を開く
- 画面右下の「スピーカー」アイコンを右クリックします。
- 「サウンド」を選択します。
手順2通知音を変更する
- 「サウンド」タブをクリックします。
- 「プログラムイベント」一覧から「新着メールの通知」を選択します。
- 「サウンド」ドロップダウンから、お好きな音を選びます。
- 「適用」をクリックし、「OK」で設定を保存します。
これで、メールの通知音を自分好みに変更できます。
特定のフォルダや条件でのみ通知を受け取る方法
例えば、特定のプロジェクトのメールだけ通知を受け取りたい場合、仕分けルールを使って設定できます。
手順1仕分けルールを作成する
- Outlookを開き、「ホーム」タブをクリックします。
- 「ルール」→「仕分けルールと通知の管理」を選択します。
手順2新しいルールを設定する
- 「新しい仕分けルール」をクリックします。
- 「受信メッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリックします。
- 条件として、「件名に特定の文字が含まれる場合」などを選びます。
- 「特定の文字」をクリックして、キーワードを入力します。
- 「次へ」をクリックし、アクションとして「デスクトップ通知を表示する」にチェックを入れます。
- 「完了」をクリックしてルールを保存します。
これで、指定した条件に合致するメールだけ通知を受け取れるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: 通知音が鳴らない場合、どうすれば良いですか？
通知音が鳴らない場合、以下の点を確認してください
- Outlookの通知設定で「音で知らせる」にチェックが入っているか。
- Windowsのサウンド設定で、通知音の音量が適切か。
- Outlookが最小化されていないか。
これらを確認し、必要に応じて設定を調整してください。
Q2: 通知がうるさい場合、どうすれば良いですか？
通知が多すぎて気になる場合、以下の方法で調整できます
- Outlookの通知設定で、不要な通知のチェックを外す。
- 特定のフォルダや条件でのみ通知を受け取るように仕分けルールを設定する。
- Windowsの「集中モード」を活用して、通知を一時的に停止する。
これらの方法で、必要な通知だけを受け取るようにしましょう。
Q3: 通知が届かない場合、どうすれば良いですか？
通知が届かない場合、以下の点を確認してください
- Outlookの通知設定で「デスクトップ通知を表示する」にチェックが入っているか。
- Windowsの通知設定で、Outlookの通知が有効になっているか。
- Outlookが最小化されていないか。
- 「集中モード」や「おやすみモード」がオンになっていないか。
これらを確認し、必要に応じて設定を調整してください。
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まとめ
Outlook 2016の通知設定をカスタマイズすることで、重要なメールを見逃さず、快適なメールライフを送ることができます。通知音やポップアップ表示を自分のスタイルに合わせて設定し、作業の効率をアップさせましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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