Outlook 2016で不在通知を設定する方法｜初心者でもできる簡単ガイド

1. Outlookを開き、画面上部の「ファイル」タブをクリックします。
2. 「情報」セクションで「自動応答（不在時）」を選択します。
3. 「自動応答を送信する」にチェックを入れ、必要に応じて「次の期間のみ送信する」にチェックを入れて、開始日時と終了日時を設定します。
4. 「自分の所属組織内」タブで、自分が不在である旨のメッセージを入力します。
5. 「自分の所属組織外」タブで、外部の連絡先に送信するメッセージを入力します（必要な場合）。
6. 設定が完了したら、「OK」をクリックして保存します。

よくある質問や疑問

Q1: 自動応答のメッセージはどのように作成すれば良いですか？

自動応答のメッセージは、相手に自分の不在を伝える内容が含まれていれば問題ありません。以下の情報を含めると、より親切です。

• 不在の期間いつからいつまで不在なのか。
• 復帰予定日いつ戻る予定なのか。
• 緊急連絡先急ぎの用件がある場合の連絡先。

例えば、「10月15日から10月20日まで休暇をいただいております。期間中はメールの確認ができませんので、急ぎのご用件がございましたら、担当の佐藤（内線1234）までご連絡ください。」といった内容が適切です。

Q2: 自動応答を設定しても、相手に届かないことはありますか？

はい、いくつかの理由で自動応答が届かない場合があります。

• 相手のメールサーバーが自動応答を受け付けていない一部のメールサーバーでは、自動応答をブロックする設定がされていることがあります。
• 自分のメールアカウントがMicrosoft Exchange以外IMAPやPOP3アカウントでは、仕分けルールを使用しても自動応答が正しく機能しない場合があります。
• 設定が正しくない自動応答の設定が正しく行われていない場合、機能しないことがあります。

これらの点を確認し、必要に応じて設定を見直してください。

Q3: 自動応答を解除する方法は？

自動応答を解除するには、設定した手順と逆の操作を行います。

• Microsoft Exchangeアカウントの場合「自動応答を送信しない」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。
• IMAP/POP3アカウントの場合作成した仕分けルールを削除または無効化します。

これで、自動応答が解除されます。

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まとめ

Outlook 2016での不在通知設定は、使用しているメールアカウントの種類によって手順が異なりますが、いずれも簡単に設定できます。自分の不在を相手に伝えることで、誤解や連絡の行き違いを防ぎ、スムーズなコミュニケーションを維持することができます。

もし、設定に不安がある場合や、他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。