Outlookの「People（ピープル）」機能をご存じですか？メールを送る際に宛先を入力するだけでなく、連絡先の管理やグループ分け、スマホとの同期まで幅広く活用できる便利なツールです。しかし、初めて触れる方にとっては「どこから始めればいいのか」「何ができるのか」といった疑問が湧くのも無理はありません。
そこで今回は、Outlookの「People」機能を初心者の方でもわかりやすく解説し、日々の生活や仕事で役立つ使い方をご紹介します。
Outlookの「People」って何？
Outlookのイメージ
「People」は、Outlookに組み込まれた連絡先管理機能のことです。メールアドレスだけでなく、電話番号や住所、会社名など、さまざまな情報を一元管理できます。これにより、メールの宛先入力がスムーズになり、連絡先の整理も簡単に行えます。
連絡先の追加方法
連絡先を追加する方法は主に2つあります。
メールから直接追加する方法
受信したメールの送信者を連絡先に追加するには、以下の手順を行います。
- 受信したメールを開き、送信者の名前をクリックします。
- 表示される「プロファイルカード」から「連絡先に追加」を選択します。
- 必要に応じて、追加情報を入力し、「保存」をクリックします。
これで、送信者の情報が連絡先に追加されます。
手動で新規追加する方法
手動で新しい連絡先を追加するには、以下の手順を行います。
- Outlookの画面左下にある「People（連絡先）」アイコンをクリックします。
- 「新しい連絡先」をクリックします。
- 名前やメールアドレスなど、必要な情報を入力し、「保存」をクリックします。
これで、新しい連絡先が追加されます。
連絡先の編集と削除
追加した連絡先の情報を変更したり、不要になった連絡先を削除することも簡単にできます。
連絡先の編集方法
- 「People（連絡先）」セクションを開きます。
- 編集したい連絡先をダブルクリックして開きます。
- 必要な情報を変更し、「保存」をクリックします。
連絡先の削除方法
- 「People（連絡先）」セクションを開きます。
- 削除したい連絡先を右クリックし、「削除」を選択します。
- 確認メッセージが表示されたら、「はい」をクリックします。
連絡先グループの作成と活用
複数の連絡先をグループ化することで、特定のメンバーに一括でメールを送ることができます。例えば、同僚や友人、家族など、用途に応じてグループを作成しましょう。
グループの作成方法
- 「People（連絡先）」セクションを開きます。
- 「新しい連絡先リスト」をクリックします。
- グループ名を入力し、メンバーを追加します。
- 「保存」をクリックします。
これで、グループが作成されました。メール作成時にグループ名を入力することで、メンバー全員に一括でメールを送信できます。
スマホでの連絡先の利用
Outlookの連絡先は、スマートフォンのOutlookアプリでも利用できます。アプリをインストールし、Microsoftアカウントでサインインすれば、パソコンと同じように連絡先を管理・利用することができます。
よくある質問や疑問
Q1: 連絡先に写真を追加できますか？
はい、連絡先に写真を追加することができます。連絡先を編集する際に、「写真の追加」オプションから画像をアップロードできます。
Q2: 連絡先をグループ分けできますか？
はい、連絡先をグループに分けて管理することができます。新しいグループを作成し、連絡先をそのグループに追加することで、特定のグループ宛てに一括でメールを送ることができます。
Q3: 連絡先をエクスポートしてバックアップできますか？
はい、連絡先をCSVファイルとしてエクスポートすることができます。これにより、他のメールサービスに移行する際や、バックアップを取る際に便利です。
まとめ
Outlookの「People」機能を活用することで、連絡先の管理が効率的になり、メールのやり取りがスムーズになります。基本的な操作を覚えることで、日々の生活や仕事での連絡がより便利になります。
もし、この記事を読んで「まだわからないことがある」「操作に不安がある」と感じた方は、ぜひお気軽にLINEからお声掛けください。あなたの疑問やお悩みを一緒に解決していきましょう！
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