Outlookのアドレス帳とパブリックフォルダーの使い方：初心者でもわかる手順とポイント

Outlookで「アドレス帳」や「パブリックフォルダー」を使うと、連絡先の共有や情報の整理がとても便利になります。でも、これらの機能はちょっと難しそうに感じるかもしれません。特に、パソコンやスマホにあまり詳しくない方には、設定や使い方がわかりにくいこともありますよね。

そこで、今回は初心者の方でもわかりやすいように、Outlookのアドレス帳とパブリックフォルダーの基本的な使い方や注意点を、実際の例を交えてご紹介します。

アドレス帳とは？

Outlookのイメージ

アドレス帳は、メールを送るときに使う「宛先」を管理する場所です。Outlookでは、個人の連絡先や組織内で共有されている連絡先を一覧で見ることができます。

例えば、会社の同僚やチームメンバーの連絡先をアドレス帳に登録しておくと、メールを送るときに名前を入力するだけで宛先が自動で表示されて便利です。

パブリックフォルダーは、組織内で情報を共有するためのフォルダーです。例えば、部署ごとの連絡先や予定表、タスクなどを一元管理できます。

これにより、チーム全員が同じ情報を共有できるので、コミュニケーションの効率が上がります。

パブリックフォルダーを作成するには、Exchange管理者の権限が必要です。以下の手順で作成できます。

これで、パブリックフォルダーが作成され、共有が可能になります。

パブリックフォルダー内にアドレス帳を作成することで、組織内で共通の連絡先を管理できます。

これで、パブリックフォルダー内に共有のアドレス帳が作成され、組織内での連絡先管理がスムーズになります。

パブリックフォルダーを作成するには、Exchange管理者の権限が必要です。一般ユーザーでは作成できませんので、管理者に依頼してください。

パブリックフォルダーにメールアドレスを設定するには、Exchange管理センターで「メールの設定」を「有効にする」に変更します。これにより、パブリックフォルダーにメールを送信できるようになります。

パブリックフォルダーのアクセス権は、Outlookでフォルダーを右クリックし、「プロパティ」>「アクセス権」タブから設定できます。ユーザーごとに適切な権限を付与してください。

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Outlookのアドレス帳やパブリックフォルダーを活用することで、組織内での情報共有や連絡先管理が効率化されます。特に、パブリックフォルダーを使うと、部署ごとの情報を一元管理できるので、チーム全体の連携がスムーズになります。

もし、設定や使い方で不明な点があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。