Outlookで部署ごとにアドレス帳を整理する方法：初心者でもできる簡単ステップ

Outlookを使っていると、部署ごとに連絡先を整理したい場面が増えてきますよね。例えば、営業部や経理部など、部署ごとにメールを一斉送信したいときなどです。そんなときに便利なのが、Outlookの「連絡先グループ」機能です。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、部署ごとのアドレス帳を作成する方法をステップ・バイ・ステップでご紹介します。

部署ごとのアドレス帳を作成する理由

Outlookのイメージ

部署ごとにアドレス帳を整理することで、以下のようなメリットがあります。

Outlookで部署ごとのアドレス帳を作成する手順

では、実際にOutlookで部署ごとのアドレス帳を作成してみましょう。以下の手順に従ってください。

部署ごとのアドレス帳を使ってメールを送信する方法

作成した部署ごとのアドレス帳を使って、メールを一斉送信する方法は以下の通りです。

よくある質問や疑問

Q1: 部署ごとのアドレス帳にメンバーを追加・削除する方法は？

作成したグループをダブルクリックして開き、「メンバーの追加」や「メンバーの削除」ボタンを使って、メンバーの追加や削除ができます。変更後は「保存して閉じる」をクリックして保存してください。

Q2: 部署ごとのアドレス帳の順番を変更する方法は？

Outlookでは、連絡先グループ内のメンバーの順番を直接変更することはできません。しかし、グループ作成時にメンバーを追加する順番を工夫することで、ある程度の順番を保つことができます。

Q3: 部署ごとのアドレス帳を他の人と共有する方法は？

Outlookでは、連絡先グループを他のユーザーと共有することができます。グループを右クリックし、「共有」オプションを選択して、共有先のメールアドレスを入力することで共有できます。

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まとめ

Outlookの「連絡先グループ」機能を使えば、部署ごとのアドレス帳を簡単に作成し、メールの一斉送信や管理が効率化できます。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、慣れれば業務の大きな助けになりますよ。ぜひ、試してみてくださいね。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。