Outlookのアドレス帳に部署名を表示する方法｜初心者でもできる簡単設定ガイド

Outlookのアドレス帳に部署名を表示したいけれど、設定方法がわからないとお困りではありませんか？特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方にとって、専門的な手順は敷居が高く感じられるかもしれません。そこで、今回は初心者の方でも安心してできる、部署名を表示するための手順をわかりやすくご紹介します。

部署名を表示するための準備

まず、部署名をアドレス帳に表示するためには、連絡先に正しく情報が登録されている必要があります。連絡先に部署名が入力されていない場合、表示されませんので、以下の手順で確認・修正しておきましょう。

連絡先に部署名を追加する方法

1. Outlookを開く
Outlookを起動し、左下の「連絡先」アイコンをクリックします。

2. 編集したい連絡先を選択
表示された連絡先一覧から、部署名を追加したい相手をダブルクリックして開きます。

3. 部署名を入力
連絡先の編集画面で、「会社」や「部署」の欄に該当する情報を入力します。

4. 保存する
入力が完了したら、画面下部の「保存して閉じる」ボタンをクリックして変更を保存します。

部署名をアドレス帳に表示する設定方法

連絡先に部署名が正しく登録されていても、アドレス帳に表示されるかどうかは設定によります。以下の手順で設定を確認・変更しましょう。

アドレス帳に部署名を表示する設定手順

1. Outlookを開く
Outlookを起動し、画面上部の「ファイル」タブをクリックします。

2. アカウント設定を開く
「アカウント設定」ボタンをクリックし、表示されたメニューから「アカウント設定」を選択します。

3. 連絡先のプロパティを開く
「アカウント設定」画面で、「データファイル」タブを選択し、使用しているアカウントを選んで「設定」ボタンをクリックします。

4. 連絡先のプロパティを表示
「プロパティ」画面で、「連絡先」タブを選択し、「Outlook アドレス帳を表示する」にチェックが入っているか確認します。

5. 部署名を表示する設定を確認
同じ「プロパティ」画面で、「表示するフィールドの順序」や「表示するフィールドの選択」ボタンをクリックし、「部署」フィールドが表示されるように設定します。

6. 設定を保存する
設定が完了したら、「OK」ボタンをクリックして変更を保存します。

部署名を表示する際の注意点

部署名がアドレス帳に表示されない場合、以下の点を確認してみてください。

よくある質問や疑問

Q1: 部署名を表示する設定をしたのに、アドレス帳に反映されません。

連絡先に部署名が正しく入力されているか、アドレス帳の設定で「部署」フィールドが表示されるようになっているかを再度確認してください。また、Outlookのバージョンによって設定方法が異なる場合がありますので、バージョンに合った手順を確認してみてください。

Q2: 連絡先に部署名を追加する方法がわかりません。

連絡先を開き、「会社」や「部署」の欄に該当する情報を入力し、「保存して閉じる」ボタンをクリックして変更を保存してください。

Q3: 部署名を表示する設定をしても、部署名が表示されません。

アドレス帳の設定で「部署」フィールドが表示されるようになっているかを確認してください。また、Outlookのバージョンによって設定方法が異なる場合がありますので、バージョンに合った手順を確認してみてください。

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まとめ

Outlookのアドレス帳に部署名を表示することで、同じ会社のメンバーを一目で識別でき、業務がスムーズに進みます。設定方法がわからないと感じるかもしれませんが、手順を一つずつ確認しながら進めれば、初心者の方でも安心して設定できます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。