Outlookのアドレス帳予測機能を使いこなす！初心者でもわかる設定・管理ガイド

Outlookでメールを送るとき、宛先を入力し始めると、過去にやり取りした相手や連絡先が候補として表示されますよね。これ、実は「オートコンプリート」という便利な機能なんです。でも、たまに「この人の名前が出てこない」「間違ったアドレスが候補に出てきて困る」なんてことも。そんなとき、どうすればいいのか、初心者の方にもわかりやすくご説明します。

オートコンプリートって何？

Outlookのイメージ

オートコンプリートとは、メールの宛先（To、CC、BCC）に文字を入力し始めると、過去に送信した相手や連絡先が候補として表示される機能です。これにより、メールアドレスを一から入力する手間が省け、スムーズにメールを送ることができます。

オートコンプリートの設定方法

オートコンプリート機能は、Outlookの設定でオン・オフを切り替えることができます。以下の手順で設定を確認・変更できます。

候補に表示される内容はどこから来るの？

オートコンプリートに表示される候補は、主に以下の情報源から来ています。

• 過去に送信した相手以前にメールを送った相手のアドレス。
• 連絡先Outlookの連絡先に登録されているアドレス。
• グローバルアドレス一覧（GAL）組織内の共有アドレス帳。

これらの情報をもとに、宛先を入力すると候補が表示されます。

不要な候補を削除する方法

間違ったアドレスや不要な候補が表示されると、メール送信時に困りますよね。そんなときは、以下の方法で削除できます。

これで、その候補がオートコンプリートリストから削除されます。

オートコンプリートリストをリセットする方法

大量の不要な候補が溜まってしまった場合、リストを一括でリセットすることも可能です。以下の手順でリセットできます。

これで、オートコンプリートリストがリセットされ、次回から新たに候補が学習されます。

よくある質問や疑問

Q1: オートコンプリートを無効にしたい場合、どうすればいいですか？

上記の「オートコンプリートの設定方法」の手順で、「宛先、CC、BCCに入力するときにオートコンプリートを使用して名前の候補を表示する」のチェックボックスをオフにすることで、オートコンプリート機能を無効にできます。

Q2: 特定のアドレスだけをオートコンプリートリストから削除したい場合、どうすればいいですか？

メール作成画面で宛先欄にそのアドレスを入力し、表示された候補の中から削除したいアドレスを選択し、右側に表示される「×」ボタンをクリックすることで、そのアドレスをリストから削除できます。

Q3: オートコンプリートリストをリセットすると、連絡先も削除されてしまいますか？

いいえ、オートコンプリートリストをリセットしても、Outlookの連絡先に登録されている情報は削除されません。リセットされるのは、過去に送信した相手やグローバルアドレス一覧からの候補のみです。

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まとめ

Outlookのオートコンプリート機能は、メールの宛先入力を効率化する便利なツールです。しかし、不要な候補が表示されると、逆に手間が増えてしまいます。設定を確認し、必要に応じて候補の削除やリストのリセットを行うことで、快適なメール環境を維持できます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。