メールのやり取りをしていると、連絡先の情報が古くなったり、部署異動で会社名や役職が変わったりすることがありますよね。そんなとき、Outlookのアドレス帳をまとめて編集できたら、手間が省けてとても便利です。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Outlookでアドレス帳をまとめて編集する方法をご紹介します。
Outlookアドレス帳の編集は「連絡先」から行う
Outlookのイメージ
まず、Outlookの「アドレス帳」と「連絡先」の違いについて簡単に説明します。
- アドレス帳メールの宛先を選ぶ際に表示される一覧です。
- 連絡先名前、メールアドレス、電話番号などの詳細情報が保存されている場所です。
連絡先の情報を編集したい場合は、「連絡先」から行います。具体的な手順は以下の通りです。
- Outlookを開き、画面左下の「連絡先」アイコンをクリックします。
- 編集したい連絡先を右クリックし、「編集」を選択します。
- 必要な情報を修正し、「保存して閉じる」をクリックします。
これで、連絡先の情報が更新されます。
複数の連絡先をまとめて編集する方法
一度に複数の連絡先を編集したい場合、手動で一つずつ編集するのは大変ですよね。そこで、以下の方法を試してみてください。
方法1表示を「リスト」に変更してグループ化する
- 「連絡先」画面で、上部の「表示」タブをクリックし、「ビューの変更」から「リスト」を選択します。
- 編集したい項目（例会社名）の列名を右クリックし、「グループ化」を選択します。
- 同じ項目を持つ連絡先をまとめて選択し、右クリックして「編集」を選択します。
- 変更したい内容を入力し、「保存して閉じる」をクリックします。
方法2CSVファイルを利用して一括編集する
- Outlookから連絡先をCSV形式でエクスポートします。
- ExcelなどでCSVファイルを開き、一括で編集します。
- 編集が終わったら、CSVファイルを保存し、Outlookにインポートします。
この方法を使うと、複数の連絡先を効率よく編集できます。
よくある質問や疑問
Q1: Outlookで連絡先を一括で編集することはできますか？
はい、できます。前述の方法で、複数の連絡先をまとめて編集することが可能です。
Q2: CSVファイルを使って連絡先を編集する際の注意点はありますか？
CSVファイルを編集する際は、列の順番や内容を変更しないように注意してください。誤ってデータがずれると、インポート時にエラーが発生する可能性があります。
Q3: Outlookの連絡先を削除する方法は？
連絡先を削除するには、「連絡先」画面で削除したい連絡先を右クリックし、「削除」を選択します。
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まとめ
Outlookのアドレス帳をまとめて編集する方法をご紹介しました。手動で一つずつ編集するのは大変ですが、表示を「リスト」に変更してグループ化する方法や、CSVファイルを利用して一括編集する方法を使うと、効率よく作業が進みます。ぜひ試してみてくださいね。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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